En el sentido más amplio, un prospecto preliminar es un documento que es un primer borrador de documento que incluye disposiciones para realizar cambios en una fecha posterior. La función principal de este tipo de documento es proporcionar información básica que sea relevante para una próxima transacción comercial, incluidos los datos relacionados con la empresa que está ejecutando la transacción, cómo está organizada, quién está a cargo y cómo la empresa prevé implementación de la acción propuesta. Al mismo tiempo, la naturaleza preliminar del documento deja la puerta abierta para refinar los datos incluidos, cuando y según sea necesario.
Algunas veces denominado declaración preliminar, uno de los usos más comunes de un prospecto preliminar tiene que ver con la creación de una oferta pública inicial. En este escenario, una compañía crea una declaración con respecto a los planes para hacer tal oferta, y la archiva con la agencia o comisión gubernamental correspondiente. Las regulaciones gubernamentales dictan el tipo de información que debe incluirse en esta declaración preliminar, pero la mayoría de las naciones requerirían antecedentes sobre la historia, la estructura operativa y la estabilidad financiera del negocio para ser incluidos. Como parte del formato, debe incluirse texto para indicar que partes del documento pueden modificarse en una fecha posterior.
Por ejemplo, una empresa que opera en los Estados Unidos presentaría un prospecto preliminar a la Comisión de Bolsa y Valores para su revisión antes de realizar cualquier tipo de oferta pública. Debido a que la Comisión exige que tradicionalmente se requiera el uso de tinta roja para partes del texto, esto le ha valido a este tipo de folleto el apodo de «arenque rojo». El apodo se ha utilizado para identificar cualquier cosa que no esté en su forma final y que aún esté sujeta a cambios.
También es común que un prospecto preliminar incluya información sobre cómo se realizará la actividad. En el caso de una oferta pública inicial, esto incluirá detalles sobre cuántas acciones se ofrecerán, el precio de la oferta pública inicial y cómo la compañía administrará la distribución de las acciones a medida que se venden. La idea detrás de la inclusión de este tipo de detalles es determinar si la iniciativa ha sido bien planificada y parece cumplir con la normativa vigente.
Si bien el prospecto preliminar deja abierta la posibilidad de agregar o modificar el documento en una fecha posterior, la mayoría de las empresas buscarán que el documento se acerque lo más posible al borrador final. Por esta razón, incluso el prospecto preliminar puede ser un documento muy detallado que haga muy obvias las intenciones del emisor, así como estructurar la estrategia que se utilizará para lograr el objetivo deseado. En el caso de que un prospecto no contenga lo que la agencia reguladora considera datos esenciales, el prospecto se rechaza y debe ser modificado y reenviado antes de que la oferta pueda avanzar.
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