Un secretario ejecutivo es una persona que trabaja como asistente administrativa para un alto ejecutivo. Esto generalmente no es una posición de secretaria de nivel de entrada. Por lo general, este trabajo requerirá muchos años de experiencia como secretario para funcionarios predominantemente de alto rango. Los deberes laborales de un secretario ejecutivo pueden extender los de un secretario tradicional. Aunque la experiencia puede ser un factor contribuyente, algunos empleadores pueden requerir una educación universitaria para obtener este puesto.
La graduación de la escuela secundaria suele ser la menor cantidad de educación aceptable para trabajar como secretario ejecutivo. Mientras estaba en la escuela secundaria, el individuo puede haber sobresalido en negocios y cursos relacionados con la informática. Como el campo para secretarias ejecutivas puede ser competitivo, obtener un título universitario puede brindarle al individuo alguna ventaja para obtener un trabajo. Algunas personas pueden optar por obtener un título de asociado de dos años, mientras que otros pueden optar por una licenciatura de cuatro años. Muchas personas que buscan este puesto como carrera pueden inscribirse en un programa relacionado con los negocios, como administración de empresas, administración de empresas o administración de oficinas.
En la mayoría de los casos, el secretario ejecutivo es el hombre o la mujer de la mano derecha para un ejecutivo de alto rango en un negocio o establecimiento. El secretario es a menudo la fuerza impulsora detrás de escena, asegurando que el negocio funcione sin problemas en el día a día. Hay muchas tareas realizadas por un asistente ejecutivo en este puesto. Algunas de las tareas más comunes de este tipo de secretaria pueden incluir escribir cartas en nombre de su jefe, hacer formularios, compilar hojas de cálculo y tomar mensajes. Además, el secretario puede brindar apoyo administrativo a otros ejecutivos del departamento.
A veces, un secretario ejecutivo puede encontrarse dentro de una sala de juntas haciendo más que solo tomarse unos minutos. El secretario puede tener que sentarse en una reunión en ausencia de su jefe y representarlo. Si bien la secretaria solo puede escuchar la reunión y tomar notas para entregarla al jefe, algunos pueden tener un papel activo, como pronunciar un discurso o hacer una presentación. Por esta razón, muchos jefes pasan mucho tiempo entrenando a su secretaria para asegurar que la persona pueda asumir una posición de liderazgo si es necesario en su ausencia.
A diferencia de la mayoría de las secretarias tradicionales, una secretaria ejecutiva puede pasar tiempo correlacionando actividades para el ejecutivo fuera de la oficina. Algunas secretarias serán responsables de hacer los arreglos de viaje para su jefe. Esto puede incluir programar vuelos, hacer arreglos de hotel y programar el servicio del automóvil. A menudo, el secretario también puede brindar asistencia al ejecutivo con asuntos relacionados con su vida personal. Por ejemplo, el secretario puede programar citas con el médico, hacer arreglos para la cena y coordinar reuniones fuera del consultorio para el ejecutivo.