Un sistema de gestión de mantenimiento es un sistema que ayuda a las empresas a gestionar activos y equipos para que las operaciones puedan funcionar sin problemas y de forma productiva. El tipo de sistema más común y preferido en los últimos años es el sistema de gestión de mantenimiento computarizado (CMMS), que utiliza software especialmente diseñado para manejar registros. El programa debe realizar un seguimiento de los problemas que son relevantes para una empresa para que se completen las tareas importantes.
Los sistemas de gestión de mantenimiento computarizados a menudo se prefieren a los sistemas de papeleo porque tienden a ser más rápidos y permiten un uso más eficiente de la mano de obra. Se dedica menos tiempo a realizar registros escritos a mano para documentar y realizar un seguimiento de las tareas. Algunas de las funciones más comunes de un CMMS son mantener una lista de activos, controlar el inventario, realizar un seguimiento del mantenimiento programado y no programado y asegurarse de que se sigan los protocolos de seguridad.
El software utilizado para operar un sistema de gestión de mantenimiento computarizado puede representar un costo significativo. Los líderes empresariales pueden evaluar si es una buena inversión proyectando si el sistema aumentará la vida útil de los activos, reducirá los costos operativos y permitirá un acceso más rápido a los informes relacionados con el mantenimiento. Por ejemplo, los hospitales a menudo usan un CMMS porque la avería de los equipos esenciales podría resultar en una situación de vida o muerte para los pacientes. Un CMMS también es útil para las empresas de fabricación que operan una gran cantidad de equipos.
Para establecer un programa de mantenimiento con un sistema de gestión de mantenimiento computarizado, una empresa primero debe ingresar registros de sus activos. Esto incluye información sobre el activo, como su nombre y número de serie, cuándo y dónde se compró y el departamento donde se encuentra. El mantenimiento preventivo puede incluir no solo el programa de mantenimiento del equipo, sino también la disponibilidad de los equipos de trabajo. Si es necesario, el CMMS también puede enumerar el tipo de mantenimiento necesario para el equipo.
Se puede utilizar un sistema de gestión de mantenimiento computarizado para gestionar una serie de detalles relacionados con el mantenimiento continuo y las averías de los equipos. Esto incluye los costos de mano de obra y horas extra, atrasos de trabajo, el tiempo necesario para hacer reparaciones y la pérdida de productividad debido a averías en el equipo. El registro de averías en el equipo puede ayudar a determinar si es rentable seguir reparando el equipo o reemplazarlo.
Otra ventaja de un CMMS es que puede establecer un protocolo que los empleados deben seguir cuando el equipo se descompone. Esto puede aumentar la eficiencia porque se sigue la misma cadena de mando cada vez. Para las grandes empresas con mucho equipo, las notificaciones probablemente se realizarán a través de un sistema informático. Por ejemplo, un trabajador de producción puede notificar al departamento de mantenimiento apropiado ingresando la información en una computadora ubicada en un área de trabajo. Luego, un supervisor de mantenimiento rastrearía y controlaría todo el trabajo relacionado con la solicitud de reparación.
Antes de decidirse por un sistema de gestión de mantenimiento computarizado, los líderes comerciales de una empresa deben evaluar qué funciones debe tener el software. También es útil tener una lista de funciones que sería bueno tener y las que no son necesarias. Con base en esta información, se puede diseñar un CMMS para satisfacer las necesidades de una empresa.