Un comprobante de caja chica se coloca en un fondo de caja peque?a cada vez que se desembolsa dinero por adelantado para una compra peque?a. Los fondos de caja peque?a son peque?as cantidades de dinero, generalmente entre $ 100 y $ 250 d?lares estadounidenses, reservados para compras incidentales para evitar escribir un cheque o usar una tarjeta de cr?dito de la compa??a. Los comprobantes de caja chica m?s la cantidad de dinero dentro del fondo de caja chica siempre deben ser iguales a la cantidad total original del fondo.
El dinero en efectivo se desembolsa generalmente de dos maneras diferentes: mediante reembolsos o mediante anticipos. Los reembolsos se producen cuando ya se realiz? una compra y se proporciona un recibo como documentaci?n de que el destinatario debe el dinero. Los pagos por adelantado se producen cuando se debe realizar una compra peque?a y se debe desembolsar el dinero antes de la compra. En este caso, se coloca un comprobante de caja chica en el fondo en lugar del monto desembolsado.
Una compa??a generalmente tendr? procedimientos establecidos que rigen el uso y el monitoreo del fondo de caja chica. Estos procedimientos detallar?n espec?ficamente qu? informaci?n se requiere en un comprobante de caja chica. Esto generalmente incluye la fecha de desembolso, as? como la cantidad, el prop?sito y el nombre del destinatario. Un comprobante de caja chica puede descargarse en l?nea, comprarse en una tienda de suministros de oficina o simplemente crearse internamente dentro de la empresa como uno de sus formularios personalizados.
El custodio del fondo de caja chica suele ser un supervisor de alg?n nivel que se ha ganado la confianza de la empresa. ?l o ella es responsable de garantizar que cada centavo del fondo de caja se contabilice mediante un recibo o un comprobante de caja. Una vez que se recibe un recibo u otra documentaci?n apropiada de la persona que tom? el efectivo, la documentaci?n debe adjuntarse al comprobante y archivarse en consecuencia. Por lo general, le corresponde al custodio determinar la cuenta contable general adecuada a la que se le cobrar? la compra. Las cuentas del libro mayor general para gastos imprevistos son suministros de oficina, reembolsos de estacionamiento y otras compras peque?as.
Peri?dicamente, debe haber una conciliaci?n del fondo de caja menor por un supervisor del custodio. Esto asegurar? que cualquier dinero faltante sea identificado y localizado temprano mientras el problema a?n puede corregirse. Adem?s, esto mantiene al custodio bajo control ya que incluso peque?as cantidades de efectivo pueden ser objeto de abuso. El abuso de dinero en efectivo es una forma com?n de malversaci?n de fondos a peque?a escala, y puede sumar f?cilmente hasta miles de d?lares de dinero perdido durante un per?odo de a?os si no se controla.
Inteligente de activos.