Una copia impresa es un tipo de material apto para uso directo, lo que significa que el usuario puede leer el material directamente, en lugar de tener que procesarlo a través de una computadora o alguna otra tecnología. El ejemplo más clásico es el material impreso sobre papel. Muchas industrias que trabajan fuertemente con la electrónica usan el término, junto con otras, para distinguir qué tipo de medios se está discutiendo. A veces también se le llama reproducción permanente, ya que no cambia una vez que se ha generado.
La copia impresa tiene algunas ventajas. Para las reproducciones, las copias impresas suelen ser preferibles a las versiones electrónicas. También puede ser leído por cualquier persona en cualquier momento, ya que no requiere la ayuda de dispositivos externos. Los documentos importantes y oficiales generalmente se conservan de esta forma para crear un registro tangible del material. Además, una copia impresa no está sujeta a fallas en un sistema electrónico y, si bien puede perderse o dañarse físicamente, no puede corromperse o perderse de la misma manera que un documento de computadora. Por esta razón, muchas personas generan versiones electrónicas e impresas de material importante como los manuscritos literarios.
Por supuesto, también existen desventajas en el medio de copia impresa. Requiere mucho más espacio para almacenar, ya que hay que dejar espacio en algún lugar para los documentos en este formato. También requiere tiempo del personal para almacenar, recuperar y procesar. Para las pequeñas empresas, no siempre resulta práctico dedicar tiempo del personal a la manipulación de dicho material. La conversión de papel a sistemas de archivo electrónicos, por ejemplo, libera mucho espacio y tiempo en una oficina pequeña, lo que permite a la empresa concentrarse en el desarrollo de nuevos productos.
Además, una copia impresa no es tan portátil como los medios electrónicos. Para ser transportado de un lugar a otro, es necesario llevarlo físicamente, lo que lleva tiempo. Los documentos electrónicos, por otro lado, se pueden transmitir a través de sistemas electrónicos de forma prácticamente instantánea. Sin embargo, el uso de una copia impresa garantiza que el destinatario pueda leerla, ya que los problemas de compatibilidad de la plataforma o corrupción de archivos son discutibles. También le da cierta importancia al material cubierto, ya que la mayoría de las personas asocian el papel físico con materiales sensibles u oficiales.
También existe la posibilidad de que una copia impresa dure mucho más que un archivo electrónico. Si se produce en papel de calidad de archivo y se manipula y almacena correctamente, será legible un siglo después y, a menudo, mucho más en el futuro. Sin embargo, los datos electrónicos pueden volverse inestables en menos tiempo. También es posible perder el acceso al equipo necesario para leer los datos, ya que los avances tecnológicos los vuelven obsoletos.