Se incluye una declaraci?n de distribuci?n en los documentos oficiales para indicar el nivel m?nimo de seguridad requerido para leerlo. Si bien la mayor?a de las personas asumir?a que una declaraci?n de distribuci?n solo se encontrar?a en documentos militares o gubernamentales, este no es el caso. Un gran n?mero de organizaciones privadas, particularmente grandes empresas, bancos y empresas de investigaci?n, tambi?n utilizan estas declaraciones. Si bien existen muchos m?todos diferentes para asegurar la informaci?n, la mayor?a de los sistemas se basan en el sistema militar estadounidense de cinco niveles, el sistema comercial de cuatro niveles o el sistema interorganizacional de cuatro niveles.
La declaraci?n de distribuci?n generalmente es muy prominente en el documento. Si hay una portada, no es raro que la declaraci?n se imprima en la parte superior e inferior de la p?gina. Dentro del documento, la declaraci?n de distribuci?n se encuentra generalmente en la parte superior de la primera p?gina entre la informaci?n del encabezado. Estas posiciones prominentes aseguran a los propietarios que cualquiera que lea el documento tendr? la autorizaci?n adecuada o ignorar? intencionalmente la declaraci?n.
Uno de los tipos de declaraci?n de distribuci?n m?s conocidos es el de cinco niveles utilizado por el ej?rcito estadounidense, as? como por muchos otros grupos militares occidentales. El nivel m?s alto es Top Secret, lo que significa que solo las personas con los niveles m?s altos de autorizaci?n pueden leer el documento. Luego desciende a trav?s de niveles de seguridad: secreto, confidencial, restringido y sensible, pero sin clasificar. El nivel final no est? clasificado y est? disponible para cualquier persona.
Muchas empresas utilizan un sistema de declaraci?n de distribuci?n similar. El sistema b?sico tiene Confidencial en su nivel m?s alto seguido de Privado, Sensible y P?blico. En muchos casos, este sistema es mucho m?s relajado que la versi?n gubernamental. Por otro lado, cuando una empresa trabaja fuertemente con el gobierno o los militares, no es raro que adopten un sistema de seguridad similar. Esto es especialmente com?n cuando las personas dentro de la compa??a tienen autorizaci?n de seguridad del gobierno como parte de sus trabajos normales.
El ?ltimo sistema com?n es mejor conocido como seguridad de sem?foros. Este sistema funciona seg?n el principio de que la mayor?a de las personas tienen un punto de vista arraigado de ciertos colores. En este sistema, los documentos rojos solo est?n disponibles al m?s alto nivel. El amarillo tiene una audiencia m?s amplia y los documentos verdes est?n disponibles para cualquier persona de la organizaci?n. El ?ltimo color, blanco, est? abierto al p?blico.
Este sistema es com?n cuando diferentes organizaciones trabajan juntas en un proyecto. En lugar de intentar integrar dos sistemas de seguridad diferentes, se utiliza la opci?n de sem?foro. Este sistema tambi?n funciona bien cuando las organizaciones cooperantes no hablan el mismo idioma, ya que una declaraci?n de distribuci?n por escrito podr?a malinterpretarse. La ?nica restricci?n es la percepci?n del pa?s individual de los diversos colores.
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