Una hoja de ruta a veces se conoce como conocimiento de embarque. Dicho documento se usa comúnmente en la industria del transporte marítimo. Su objetivo principal es proporcionar información sobre un envío. También puede actuar como un recibo por el pago o prestación de servicios de envío. Dichos documentos se usan comúnmente para envíos por carretera, barco o aire.
Cuando una persona planea enviar algo, generalmente necesitará una hoja de ruta. Por lo general, el remitente lo pone a disposición en forma impresa o en línea como un formulario electrónico. En la mayoría de los casos, el remitente lo completará.
El tipo de información solicitada en una hoja de ruta puede variar según la compañía de envío y los medios de envío. Sin embargo, hay información que es estándar. Para comenzar, generalmente se solicitan detalles sobre el remitente. Estos pueden incluir su nombre, dirección y número de teléfono.
El remitente puede tener la opción de elegir entre varios métodos de envío. Por ejemplo, una empresa puede ofrecer opciones entre servicios estándar y acelerados. Ella puede elegir entre la entrega terrestre o aérea. Tal formulario también puede ofrecer al remitente la opción de servicios adicionales, como confirmación de entrega por correo electrónico o entrega firmada.
Una vez que el remitente ha indicado todas sus preferencias de envío, puede haber un espacio donde un agente de la compañía de envío le indicará el costo del servicio y si se ha pagado. Si el receptor debe pagar los costos de envío, esto puede indicarse.
Sin embargo, para que se reciba el paquete, se debe identificar el receptor. Algunas compañías permiten que un negocio sea nombrado como el receptor en una hoja de ruta. Otros requieren el nombre de un individuo específico, incluso cuando se proporciona el nombre de una empresa. La dirección, el número de teléfono y la dirección de correo electrónico del receptor también se solicitan comúnmente.
Cuando una hoja de ruta está en papel, generalmente tiene varias copias. Uno puede ser retenido por el agente que recoge o acepta el paquete. Generalmente se entrega una segunda copia al remitente. A menudo se adjunta otra copia al envío. Esta copia eventualmente se convertirá en propiedad del receptor. Una cuarta copia puede ser tomada por el agente de la compañía que completa la entrega.
Muchas hojas de ruta contienen códigos de seguimiento. Permiten monitorear el progreso del envío. También es común que los términos y condiciones de envío se enumeren en el reverso de cada copia de la hoja de ruta.