Una interrupción de control es un cambio de categoría dentro de una base de datos para permitir que una computadora calcule subtotales. Las interrupciones de control pueden ser necesarias para ciertos tipos de operaciones que requieren lógica para dividir la información en partes significativas. Un ser humano podría encontrar rápidamente las rupturas naturales en una tabla de información y procesarlas, pero una computadora necesita pistas. Los programadores pueden insertar pausas en una variedad de intervalos, y los usuarios pueden crear las suyas propias siempre que se ajusten a los parámetros del programa.
En un ejemplo simple, una universidad podría mantener una base de datos de los estudiantes actuales. Es posible que el personal desee poder ordenar estos datos de varias formas diferentes. Podrían solicitar desgloses de estudiantes por estado, provincia o país, por ejemplo. Es posible que quieran ver la cantidad de estudiantes en un año determinado, personas en especialidades en particular, etc. Las interrupciones de control pueden crear categorías separadas dentro de la base de datos para permitir que la computadora haga esto.
Es posible la creación de categorías anidadas. En la base de datos de estudiantes, por ejemplo, una ruptura de control podría ser por condado o unidad similar de gobierno local, otra por estado o provincia, y una ruptura de control final por país. El personal puede solicitar subtotales en cada interrupción de control diferente; por ejemplo, podrían querer saber que de los 150 estudiantes de Estados Unidos, 70 son de Mississippi. Tener descansos a nivel nacional y estatal permite que la computadora devuelva estos datos.
Esto puede resultar útil en una amplia variedad de bases de datos, desde programas de contabilidad hasta registros de títulos y escrituras. Las interrupciones de control permiten una gestión detallada de la base de datos dentro de una única base de datos, sin la necesidad de crear nuevos archivos y entradas para clasificar diferentes tipos de información. Esto hace posible los procesos analíticos. Los contadores que preparan informes anuales, por ejemplo, pueden totalizar las pérdidas y ganancias por trimestre, sector empresarial y otros parámetros.
Los programas de bases de datos pueden tener interrupciones de control integradas automáticamente por los diseñadores, y los usuarios pueden agregar más, si siguen la sintaxis específica del programa. Es importante asegurarse de que la interrupción del control cubra los campos deseados, ya que las inclusiones accidentales podrían generar errores. Es posible que las personas también quieran pensar en cómo otros podrían usar y organizar los datos cuando establezcan interrupciones de control. La planificación anticipada puede reducir el riesgo de problemas que podrían dificultar el acceso a la base de datos y extraer la información necesaria en el futuro.