También conocida como nota de débito, una nota de débito es un tipo de documento contable que se utiliza para identificar un monto que se carga a la cuenta de un cliente. En algunos casos, la nota es un documento interno que permite mantener un registro de los cargos y la cuenta que aún no se han facturado. En otras ocasiones, una nota de débito cumple una función similar a la de una factura, permitiendo al cliente usar el documento como base para enviar un pago.
Cuando se usa como documento interno, se puede usar una nota de débito para aplicar cargos a una cuenta de cliente que aún no se ha facturado. Esto puede incluir el uso actual que se ha producido desde el último estado de cuenta. Una vez que comience el proceso de preparación de una factura para el último período cerrado, todas las notas creadas desde la última fecha de cierre se utilizarán como documentación para respaldar las partidas en la nueva factura. Mientras que en el pasado la nota de débito se guardaba solo como una copia en papel, algunos sistemas de software de contabilidad hoy permiten la creación de una nota electrónica a la que se puede acceder y utilizar para completar los detalles en una factura del cliente.
Como documento sustituto de una factura, la nota de débito se puede usar como un medio para ajustar el saldo adeudado en una cuenta cuando un cargo incurrido anteriormente se deja fuera de esa factura por alguna razón. Por ejemplo, si los precios especiales extendidos a un cliente a través de un contrato expiran, y los detalles en el sistema de facturación no se actualizan, es posible que se facture un período de facturación a las tarifas más antiguas y que ya no sean aplicables, en lugar de tarifas estándar para los bienes y servicios suministrados. Cuando este es el caso, la compañía puede optar por emitir una nota de débito y enviar una copia al cliente, ajustando el saldo adeudado en esa factura y solicitando que el resto del pago se presente dentro de un cierto período de tiempo.
Del mismo modo que una nota de crédito a menudo se usa para hacer algún tipo de ajuste en el saldo adeudado en una cuenta de cliente eliminando una parte de los cargos acumulados, se puede usar una nota de débito como mecanismo para agregar cargos que se ha determinado que se aplican a ese cliente El detalle real en el memorando variará según las políticas de la compañía y cuán estrechamente se sigan los principios contables generalmente aceptados, pero es probable que el documento incluya toda la información necesaria para eventualmente crear una partida en una factura. Además, los detalles de la nota de débito serán suficientes para rastrear el historial de la transacción desde el momento en que se incurre en el cargo hasta la fecha de facturación.
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