Tambi?n conocida como nota de d?bito, una nota de d?bito es un tipo de documento contable que se utiliza para identificar un monto que se carga a la cuenta de un cliente. En algunos casos, la nota es un documento interno que permite mantener un registro de los cargos y la cuenta que a?n no se han facturado. En otras ocasiones, una nota de d?bito cumple una funci?n similar a la de una factura, permitiendo al cliente usar el documento como base para enviar un pago.
Cuando se usa como documento interno, se puede usar una nota de d?bito para aplicar cargos a una cuenta de cliente que a?n no se ha facturado. Esto puede incluir el uso actual que se ha producido desde el ?ltimo estado de cuenta. Una vez que comience el proceso de preparaci?n de una factura para el ?ltimo per?odo cerrado, todas las notas creadas desde la ?ltima fecha de cierre se utilizar?n como documentaci?n para respaldar las partidas en la nueva factura. Mientras que en el pasado la nota de d?bito se guardaba solo como una copia en papel, algunos sistemas de software de contabilidad hoy permiten la creaci?n de una nota electr?nica a la que se puede acceder y utilizar para completar los detalles en una factura del cliente.
Como documento sustituto de una factura, la nota de d?bito se puede usar como un medio para ajustar el saldo adeudado en una cuenta cuando un cargo incurrido anteriormente se deja fuera de esa factura por alguna raz?n. Por ejemplo, si los precios especiales extendidos a un cliente a trav?s de un contrato expiran, y los detalles en el sistema de facturaci?n no se actualizan, es posible que se facture un per?odo de facturaci?n a las tarifas m?s antiguas y que ya no sean aplicables, en lugar de tarifas est?ndar para los bienes y servicios suministrados. Cuando este es el caso, la compa??a puede optar por emitir una nota de d?bito y enviar una copia al cliente, ajustando el saldo adeudado en esa factura y solicitando que el resto del pago se presente dentro de un cierto per?odo de tiempo.
Del mismo modo que una nota de cr?dito a menudo se usa para hacer alg?n tipo de ajuste en el saldo adeudado en una cuenta de cliente eliminando una parte de los cargos acumulados, se puede usar una nota de d?bito como mecanismo para agregar cargos que se ha determinado que se aplican a ese cliente El detalle real en el memorando variar? seg?n las pol?ticas de la compa??a y cu?n estrechamente se sigan los principios contables generalmente aceptados, pero es probable que el documento incluya toda la informaci?n necesaria para eventualmente crear una partida en una factura. Adem?s, los detalles de la nota de d?bito ser?n suficientes para rastrear el historial de la transacci?n desde el momento en que se incurre en el cargo hasta la fecha de facturaci?n.
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