Una propuesta generalmente es una herramienta diseñada para persuadir a un cliente a comprar un producto, o para recibir fondos y respaldo para un nuevo proyecto o programa. Utilizadas en la mayoría de las industrias, desde las corporaciones estadounidenses hasta las académicas, las propuestas se presentan de muchas formas. Hay propuestas informales y formales, así como propuestas solicitadas y no solicitadas. No importa qué tipo, una propuesta generalmente tiene como objetivo informar al lector de un problema o necesidad, ofrecer una solución y brindar una visión general de cómo funcionará la solución propuesta y cuánto costará.
Las propuestas informales pueden ser bastante breves y utilizarse como seguimiento de una reunión de negocios o personal. Por lo general, reiteran lo que se aprendió o descubrió en la reunión y enumeran una descripción general de los precios o un resumen detallado de la solución. Las propuestas formales generalmente tienen cartas de presentación, investigación y números o gráficos, detalles resumidos de todas las fases principales, cronogramas, tareas organizativas y un desglose de costos de todos los componentes. También suelen tener una descripción de los servicios de la empresa o la persona proponente, un currículum vitae, una lista de proyectos pasados y cualquier otra cosa que pruebe las calificaciones.
Una propuesta solicitada generalmente es una respuesta a una solicitud de propuesta (RFP). Si se trata de una empresa que necesita un servicio o un departamento que está agregando un nuevo programa, este tipo de solicitudes generalmente son bastante comunes y requieren un documento escrito para presentar una oferta o presentar una idea para un proyecto. Por lo general, responden al problema identificado o a las especificaciones del cliente solicitadas con información sobre precios, una descripción específica de la solución, un plan detallado de cómo se logrará y qué la convierte en la mejor solución. Este tipo de propuestas generalmente debe ser competitivo, ya que puede haber muchas presentaciones que ofrecen diferentes soluciones.
Por lo general, las propuestas no solicitadas se utilizan para ganar el interés potencial del cliente al describir el servicio o producto de una empresa. Además, se pueden usar como una forma de presentación o como una forma de presentarse ante el posible cliente. Normalmente no tienen muchos detalles, ya que a menudo se completan con poco conocimiento de las necesidades o problemas específicos del cliente.
Escribir una propuesta generalmente es un paso clave en la mayoría de los procesos comerciales. Por lo general, sigue un formato común con una introducción que describe el problema, una sección del cuerpo que detalla la solución y una conclusión que enfatiza los beneficios y los próximos pasos. Los tipos más formales generalmente tienen cartas de presentación y dividen las secciones intermedias en secciones de declaración de trabajo, presupuestos detallados completos, flujo de trabajo y cronogramas, así como investigación con análisis de costos, metodología y procesos de evaluación.
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