Existen tres tipos de formularios de propuesta utilizados en las operaciones comerciales estándar: compras, proyectos y ventas. Todos estos formularios realizan la misma función básica, proporcionando a los usuarios un método estructurado para recopilar la información requerida para la toma de decisiones. El diseño real de los formularios de propuesta varía según el proceso comercial real seguido en cada organización. Muchas compañías estacionarias proporcionan plantillas de formularios que pueden ser un gran lugar para comenzar discusiones dentro de la empresa u organización.
Un formulario de propuesta de compra a menudo se usa en grandes organizaciones para rastrear solicitudes de compra que exceden un valor específico en dólares o son parte de un tipo de producto específico. Hay dos subtipos de formularios de propuestas de adquisición: proyectos licitados y solicitudes de equipos. Las especificaciones detalladas del proyecto se incluyen en la solicitud de propuesta. En muchas empresas, los formularios de propuesta se utilizan para proporcionar la misma estructura a todos los proyectos de licitación. Esto es muy importante, ya que cualquier información proporcionada a una parte y no a otras proporciona una ventaja injusta.
Un formulario de propuesta de solicitud de equipo a menudo se utiliza en empresas centralizadas. El usuario del equipo o el supervisor del departamento completa el formulario y lo envía al departamento de compras. En el formulario, el usuario proporcionaría su información de contacto, la especificación detallada del artículo requerido, el negocio racional y el presupuesto. La mayoría de los formularios de propuestas tienen cuadros de firma para garantizar que todas las solicitudes se revisen y aprueben correctamente antes de enviarlas a la compra.
Muchas empresas de ingeniería o tecnología de la información tienen una oficina centralizada de gestión de proyectos. Se utiliza un formulario de propuesta de proyecto para gestionar las solicitudes de los usuarios, proporcionar estructura a la recopilación de datos y garantizar que todas las solicitudes de los usuarios hayan seguido el mismo flujo de trabajo de aprobación. Todos los proyectos deben tener un patrocinador, un departamento afectado o un proceso comercial. Los formularios de propuesta de proyecto incluyen documentación del desafío comercial y el resultado final deseado del proyecto. Siempre que sea posible, se espera que el personal proporcione un costo estimado del proyecto, un cronograma y ahorros en eficiencia o dólares duros.
El personal de ventas de empresa a empresa utiliza los formularios de propuesta de ventas durante el proceso de licitación. En un formulario de propuesta de ventas se incluye la descripción del producto, el costo, los costos de instalación o servicio, y el plazo para la entrega. Los detalles proporcionados en la propuesta de venta forman la base de la evaluación por parte del cliente. Se debe incluir toda la información relevante para que el cliente pueda comparar los detalles de la oferta de ventas con las otras propuestas que ha recibido.
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