Las propuestas de proyectos son documentos dise?ados para presentar un plan de acci?n, esbozar las razones por las cuales la acci?n es necesaria y convencer al lector para que acepte y apruebe la implementaci?n de las acciones recomendadas en el cuerpo del documento. En muchos casos, el documento se redacta como respuesta a una Solicitud de propuesta (RFP) emitida por un cliente actual o potencial. Sin embargo, tambi?n se puede preparar un documento de este tipo para servir a un prop?sito interno, especialmente cuando alguien dentro de la empresa tiene una idea de c?mo hacer que la empresa sea m?s rentable o eficiente y necesita autorizaci?n y respaldo para implementar la acci?n.
En cualquier situaci?n, una propuesta de proyecto estar? claramente organizada para que los lectores puedan seguir una progresi?n l?gica de pensamiento hasta la conclusi?n. Muchas propuestas de muestra ofrecen una gu?a b?sica que puede ayudar incluso a los novatos a entrar en el camino de la redacci?n efectiva de propuestas. Las pautas generalmente identifican cinco componentes o secciones clave de cualquier propuesta de proyecto: la introducci?n, los antecedentes, la estrategia, el presupuesto o la financiaci?n, y el resultado.
Con la secci?n introductoria de una propuesta de proyecto, la idea es decirle a los lectores de qu? se trata el proyecto y por qu? vale la pena tomarse el tiempo para considerar el proyecto en primer lugar. Esencialmente, esta secci?n sirve para validar el tiempo y el esfuerzo dedicado a presentar los datos, as? como el tiempo requerido para leer y considerar los m?ritos y la viabilidad del proyecto en s?. La introducci?n no es el lugar para presentar los aspectos b?sicos del proyecto, solo para establecer su potencial y cultivar suficiente inter?s para alentar al lector a aprender m?s.
Los antecedentes exponen los puntos b?sicos de la introducci?n, a menudo citando razones espec?ficas por las cuales el plan del proyecto es bueno, basado en datos hist?ricos, proyecciones de necesidades futuras y desempe?o, y las circunstancias actuales del negocio. Los antecedentes ayudan a desarrollar el caso de c?mo el proyecto puede satisfacer las necesidades que han surgido debido a acciones pasadas, al tiempo que anticipa las necesidades futuras y las aborda de manera oportuna. En su mayor parte, la secci?n de antecedentes establecer? firmemente que se debe hacer algo y preparar el camino para aprender c?mo se puede lograr ese algo.
Con la secci?n de estrategia de la propuesta de proyecto, el objetivo es describir todos los procedimientos necesarios para que el proyecto tenga ?xito. A menudo, la estrategia ayuda a definir objetivos a corto y largo plazo para el proyecto, explica c?mo lograr sistem?ticamente cada paso y qu? tipo de rendimiento se puede esperar del esfuerzo. Aqu?, el lector comienza a tener una idea de cu?n importante es el proyecto y el potencial que tiene para ayudar a la compa??a a hacer un mejor uso de los recursos disponibles mientras se posiciona para el futuro.
La secci?n de presupuesto se reduce a lo que la mayor?a de los tomadores de decisiones deben saber antes de aprobar cualquier proyecto: cu?l es el costo involucrado con la implementaci?n de la propuesta del proyecto. En esta secci?n, los detalles deben estar respaldados por hechos y cifras que est?n bien investigados y cubran todos los aspectos imaginables de la financiaci?n necesaria para lanzar y mantener el proyecto a lo largo del tiempo. Muchas propuestas fallan aqu?, debido a la falta de detalles y evidencia de apoyo para el detalle que se incluye.
Finalmente, la propuesta del proyecto apunta al resultado de la implementaci?n del proyecto. Esta es la secci?n donde todos los beneficios se explican claramente. Las ventajas pueden incluir elementos tales como reducir los costos operativos, aumentar el perfil p?blico del negocio, generar m?s ventas o aumentar las ganancias debido a un uso m?s eficiente de los recursos disponibles. Al igual que con los detalles del presupuesto, es importante que todos los beneficios mencionados puedan ser respaldados por otros datos para ser considerados seriamente.
Escribir una propuesta a veces es m?s f?cil cuando se proporciona una RFP formal. A menudo, la solicitud de propuesta presentar? la estructura b?sica de la propuesta, proporcionar? pistas invaluables en cuanto a informaci?n espec?fica que sea de inter?s para el cliente potencial y definir? el orden en que se presentan los datos. Cuando se proporciona una solicitud de propuesta, es esencial seguir las especificaciones del documento al pie de la letra. De lo contrario, la propuesta se dejar? de lado y uno de los otros proveedores que siguieron las disposiciones de cerca se adjudicar? el negocio.
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