Un administrador de base de datos trabaja con software de administración de bases de datos y realiza modificaciones en función de cómo una organización necesita organizar sus datos. Este proceso implica comunicarse con los empleados de la empresa para decidir cuáles son los requisitos y luego crear una base de datos electrónica real basada en estas necesidades. El administrador de la base de datos también debe ser capaz de probar cualquier modificación que se realice durante este proceso, para garantizar que el sistema funcione correctamente y de acuerdo con cómo debe ser. También conocido como administrador de la base de datos, este puesto también implica un monitoreo constante del sistema, así como de sus protocolos de seguridad.
Cualquier base de datos debe poder identificar y especificar privilegios a los usuarios. Se pueden agregar nuevos usuarios, y es responsabilidad del administrador de la base de datos asegurarse de que lo haga correctamente. Si hay algún error, el administrador debe poder corregirlo y realizar modificaciones, a menudo en el nivel del código, por lo que es necesario tener conocimientos de programación o la capacidad de comunicarse con un programador en el proyecto. También se requiere la capacidad de coordinar el desarrollo, ya que a menudo se debe determinar el alcance del proyecto. No es raro que esta persona opere como gerente de proyecto de base de datos.
La seguridad es un componente importante de la gestión de bases de datos. Los archivos de la computadora deben estar protegidos, de forma similar a cómo funcionan los sistemas antivirus y de control de acceso. Es posible que se deban establecer contraseñas y códigos de seguridad, según quién tenga los privilegios para ver qué información. Por ejemplo, el administrador de la base de datos tiene la autoridad para ver y modificar a qué tienen acceso otros usuarios. Este trabajo también implica la programación, planificación y supervisión de todos los cambios realizados en la base de datos o las computadoras en la red, y la revisión de los cambios solicitados para medir cuánto tiempo tomarán y cuánto costarán.
Un gerente de base de datos tiene la tarea de capacitar a otros sobre cómo usar el sistema, y debe estar disponible tanto como sea posible en caso de que los empleados tengan preguntas. En cierto modo, el gerente es también la persona de soporte técnico. Este trabajo implica sentirse cómodo trabajando con computadoras y personas, y procesando constantemente la información de ambos. Es importante mantener registros precisos de lo que solicitan las personas y de la información del sistema, como errores y posibles riesgos de seguridad, para su posterior derivación. Un gerente de base de datos también actúa como consultor para los departamentos técnicos de la empresa, así como para la administración.