Un gerente de contratos maneja la administración del acuerdo escrito entre una compañía y un proveedor. El gerente puede trabajar en cualquier lado del contrato. Este puesto se utiliza en muchas industrias diferentes, incluidas las empresas con fines de lucro, las organizaciones sin fines de lucro y las agencias gubernamentales, por lo que los deberes y el alcance del trabajo pueden variar. En general, un gerente de contratos está a cargo de la ejecución del contrato y la comunicación continua con la otra parte. Las tareas específicas pueden incluir mantenimiento de archivos, informes financieros y monitoreo del progreso de los términos del contrato.
Muchos tipos diferentes de empresas y organizaciones contratan empresas externas para completar el trabajo que no se puede realizar internamente. Estas empresas se contratan como proveedores externos y acuerdan cumplir con los términos de un acuerdo por escrito. Por lo general, estos acuerdos escritos cubren un período de tiempo significativo, a veces varios años, y forman la base de una relación continua que debe gestionarse estrechamente para garantizar que ambas partes reciban lo prometido en virtud del contrato. La relación también debe gestionarse para garantizar que el proyecto se mantenga dentro de los parámetros del contrato y que los cambios de personal no interrumpan las operaciones.
Además, cada contrato es diferente. No hay un contrato de proveedor estándar que tenga los mismos términos, independientemente de las partes involucradas. El administrador de contratos administra cada contrato como una relación única con sus propios términos y parámetros. Por lo general, se le asigna a una negociación una vez que se han acordado los términos y es inicialmente responsable de hacer que todos los documentos sean firmados y entregados. Una vez que el contrato está operativo, él sirve como la persona clave para la administración hasta que el contrato concluya.
La administración de un contrato puede incluir muchos deberes específicos, dependiendo de la naturaleza del compromiso. El gerente de contratos es responsable de la comunicación entre las partes, incluidas las actualizaciones de estado que rastrean el progreso hacia las metas. En muchos casos, puede actuar como el director de cumplimiento del contrato, haciendo visitas al sitio y haciendo verificaciones puntuales para asegurarse de que no ocurra nada inusual. En la mayoría de los casos, el gerente de contratos es responsable del presupuesto de gastos, rastrea los gastos, recolecta recibos y se pone en contacto con el departamento financiero para crear informes financieros.
El administrador del contrato también maneja las desviaciones del contrato y gestiona el cambio. Si el proveedor experimenta la rotación del personal clave o si una modificación del presupuesto necesita pasar por canales de aprobación, el gerente de contratos maneja los detalles para que el proyecto continúe funcionando sin problemas. Por lo general, es responsable de los informes periódicos del contrato que presentan el estado del trabajo realizado en virtud del contrato a las partes interesadas.