Un administrador de garantía trabaja para una instalación minorista o de distribución y se comunica con los fabricantes sobre piezas defectuosas o reparaciones de un producto específico, como componentes o módulos electrónicos. Este trabajador escribe solicitudes de garantía, recolecta y envía piezas defectuosas, y trabaja con el departamento de contabilidad para garantizar que todas las reclamaciones de piezas y mano de obra se paguen en su totalidad. De hecho, esta posición administrativa puede supervisar a otros trabajadores de garantía si el negocio es relativamente grande, como un concesionario de automóviles.
Las piezas nuevas que son defectuosas normalmente se envían de vuelta al fabricante para obtener un crédito monetario, especialmente si se requiere mano de obra para reemplazar y ajustar la pieza. Cada fabricante inspecciona las piezas devueltas y distribuye el crédito a la instalación que reclama el trabajo; las piezas generalmente se acreditan al costo y las horas de trabajo se pagan según las especificaciones del fabricante individual. Los administradores de la garantía deben asegurarse de que cada reclamo se pague para mantener los niveles de inventario correctamente contados y que el proceso de reparación sea rentable y justo.
Inicialmente, el administrador de la garantía debe preparar un formulario estandarizado para presentar el reclamo; El formulario normalmente requiere el número de pieza y la descripción, así como toda la información sobre la falla y el reemplazo. El administrador debe verificar que las horas laborales reclamadas sean correctas para el reemplazo específico de la pieza. Muchos fabricantes ignorarán un reclamo si las horas de trabajo reclamadas son demasiado excesivas para el trabajo de reparación en particular.
El administrador de la garantía debe devolver las piezas defectuosas al fabricante. Por lo general, las partes deben adjuntarse al formulario de reclamo para un procesamiento rápido; las piezas perdidas o las reclamaciones pueden requerir una investigación tanto del fabricante como del administrador, lo que cuesta tiempo y dinero. El administrador de la garantía debe enviar las piezas y reclamar a través de una compañía de envío rastreable para que sea posible el comprobante de entrega.
La financiación de la garantía puede demorar varias semanas antes de que el departamento de contabilidad vea el crédito monetario del fabricante. El administrador de la garantía debe tener una hoja de cálculo u otro proceso de documentación para confirmar los reclamos pendientes. Como resultado de la documentación, los trabajadores pueden consultar con la contabilidad si se mantiene alguna reclamación o se ha perdido; cualquier problema puede resolverse de manera oportuna para garantizar un proceso de pago rápido.
Las instalaciones de reparación más grandes, especialmente en la industria automotriz, generalmente tienen un administrador que supervisa a otros trabajadores. El grupo en su conjunto dividirá los deberes de garantía entre cada empleado para garantizar un pago rápido. El administrador principal puede simplemente supervisar a los trabajadores y responder a cualquier problema inusual que pueda surgir.