Muchas empresas piden a otras compañías que proporcionen productos o servicios que son esenciales para el funcionamiento del negocio. Por ejemplo, una firma de abogados puede requerir los servicios de una compañía de fotocopias cuando tienen grandes volúmenes de copia. Un coordinador de contratos ayuda a encontrar la compañía adecuada para proporcionar un producto o servicio. También puede negociar un contrato entre dos o más empresas. Además, un coordinador del contrato puede asegurarse de que se cumplan los términos del contrato y que ninguna de las partes haya incumplido el contrato.
Una de las primeras tareas del coordinador del contrato puede ser encontrar una empresa que pueda proporcionar los bienes o servicios necesarios. Por ejemplo, el coordinador de una firma de abogados que busca una compañía de fotocopias puede hablar con varios representantes de varias compañías de copias para ver si pueden manejar grandes volúmenes de copias y un tiempo de respuesta rápido. En este momento, el coordinador del contrato también puede comenzar a discutir los precios.
Una vez que se ha seleccionado una empresa, el coordinador del contrato puede negociar el contrato; ella también puede establecer los términos del contrato, describir todas las expectativas y establecer las condiciones que harían que el contrato finalice. En muchos casos, el contrato será revisado por un abogado o una persona de alta gerencia antes de que se finalice.
Después de que el contrato ha sido firmado por ambas partes, el coordinador del contrato generalmente es responsable de mantener el contrato. Puede verificar para asegurarse de que los servicios o productos sean de la calidad que se espera. También puede ver que se mantienen los términos del contrato. De lo contrario, puede decidir rescindir el contrato, específicamente si hay términos dentro del contrato que le permitan hacerlo. Por ejemplo, si un bufete de abogados está constantemente preocupado por las cualidades de las copias que la compañía de servicios de copia contratada ha realizado o si los plazos se pierden frecuentemente, el coordinador del contrato puede tener motivos para rescindir el contrato.
Muchas veces, el coordinador de contratos trabaja con gerentes en una amplia gama de empresas. Puede trabajar con los gerentes de su propia empresa para firmar los contratos que ha establecido, así como con los gerentes de otras compañías al negociar los términos del contrato. En general, debe tener buenas habilidades de comunicación y poder analizar una amplia variedad de contratos comerciales.