Los aprendices de n?mina son empleados de nivel de entrada que reciben capacitaci?n en el trabajo antes de pasar a puestos permanentes de empleado de n?mina. Al igual que un empleado establecido, un aprendiz de n?mina procesa los pagos salariales de los empleados y realiza las deducciones necesarias para cubrir los impuestos y otros costos. Los alumnos normalmente trabajan bajo la supervisi?n directa de empleados con experiencia o gerentes departamentales.
Por lo general, un aprendiz de n?mina debe haberse graduado de la escuela secundaria, pero la mayor?a de las empresas no esperan que los aprendices tengan t?tulos universitarios ya que los trabajos de secretario son normalmente puestos de nivel de entrada. A los alumnos se les muestra c?mo leer las tarjetas de tiempo de los empleados que incluyen informaci?n como las horas que trabaj? el empleado. Las leyes laborales en algunos pa?ses requieren que los empleadores paguen dinero extra o tiempo extra a los empleados cuyas horas de trabajo semanales exceden ciertos m?ximos. Las empresas usan c?digos de n?mina para distinguir las horas regulares de trabajo del tiempo extra, vacaciones y enfermedad. Durante el per?odo de orientaci?n inicial, se les ense?a a los alumnos sobre los diferentes c?digos de n?mina y c?mo ingresar informaci?n en los sistemas y software de n?mina.
En muchos pa?ses, los empleadores deben retener los impuestos de los salarios de los empleados y los empleados de n?mina y los aprendices son responsables de calcular estas retenciones obligatorias. Los empleados calculan los salarios anuales de los empleados y usan una matriz de tasas impositivas para determinar la cantidad de impuestos que cada empleado debe pagar. Por lo tanto, un aprendiz de n?mina debe tener buenas habilidades matem?ticas y un buen ojo para los detalles. Adem?s, los trabajadores en algunas naciones pueden hacer contribuciones antes de impuestos a las cuentas de jubilaci?n y atenci?n m?dica, en cuyo caso los empleados y aprendices deben deducir el dinero de los cheques de pago y hacer los arreglos para que el dinero se deposite en las cuentas correspondientes.
Ocasionalmente, los gerentes y empleados departamentales cometen errores al ingresar la informaci?n de la n?mina y un aprendiz de la n?mina debe verificar la exactitud de las tarjetas de tiempo antes de procesar cualquier pago. Los alumnos a menudo tienen que contactar a los empleados para resolver problemas relacionados con tales errores, lo que significa que los alumnos deben tener buenas habilidades administrativas e interpersonales. Las leyes en muchas naciones requieren que los empleadores mantengan la informaci?n de la n?mina en el archivo durante varios a?os y los aprendices a menudo tienen la tarea de presentar documentos de n?mina.
En el d?a a d?a, un aprendiz de n?mina es responsable del mismo tipo de tareas y responsabilidades que un empleado permanente del departamento de n?mina. Mientras que los empleados de n?mina generalmente son responsables de su propio trabajo, el trabajo de un aprendiz de n?mina normalmente es inspeccionado por un supervisor antes de que se procesen los pagos de salarios. Adem?s, los alumnos a menudo tienen que completar pruebas en varios aspectos de su trabajo antes de que puedan comenzar a manejar tareas m?s complejas. Los alumnos que cometen errores m?nimos eventualmente pueden trabajar sin supervisi?n directa. Cuando esto ocurre, el proceso de capacitaci?n generalmente finaliza y los alumnos se convierten en empleados de n?mina de pleno derecho.