Un asistente administrativo es responsable de proporcionar apoyo de oficina general para un grupo de personas. Este tipo de asistente puede trabajar en cualquier n?mero de campos, incluidos los despachos de abogados, las escuelas y muchas empresas. Las tareas precisas de las que es responsable el asistente administrativo var?an seg?n la empresa, pero es com?n que un asistente conteste los tel?fonos, realice la presentaci?n y programe reuniones. Tambi?n se pueden incluir varios tipos de tareas inform?ticas, y el uso de maquinaria b?sica de oficina es com?n. Diferentes empresas tienen diferentes expectativas para las personas en este puesto, por lo que es una buena idea leer la descripci?n del trabajo a fondo para determinar qu? implica un puesto administrativo espec?fico.
Trabajar con tel?fonos es a menudo una gran parte del trabajo de un asistente administrativo. En algunas empresas, un asistente administrativo tambi?n puede ser responsable de responder correos electr?nicos y mensajes de redes sociales. Los asistentes a menudo se comunican con los clientes y las relaciones comerciales utilizando estos m?todos para realizar funciones esenciales para la empresa.
El uso de equipos de oficina es otra parte importante del trabajo de un auxiliar de oficina. Los esc?neres, fotocopiadoras y m?quinas de fax a menudo se utilizan para realizar una variedad de funciones. Las computadoras, por supuesto, a menudo se usan para archivos virtuales, composici?n de mensajes y muchas otras tareas. La entrada de datos en las computadoras se asigna com?nmente a los asistentes de oficina, al igual que el mantenimiento de las agendas informatizadas y otros materiales de organizaci?n. A veces, la administraci?n de peque?as cantidades de dinero y la preparaci?n de peque?os presupuestos tambi?n se asignan a los asistentes.
Hacer citas suele ser una tarea asignada a los asistentes de oficina. Un asistente puede ser responsable de programar reuniones, asegurarse de que las citas no se superpongan y redirigir a los clientes potenciales a un miembro apropiado del personal de la oficina. A menudo, tambi?n se requiere un asistente para organizar el correo y otros materiales de comunicaci?n. Dependiendo del tipo de trabajo que realice la oficina, un asistente administrativo puede ser requerido para firmar paquetes y materiales importantes y dirigir esos materiales a sus destinos apropiados.
El deber principal de cualquier asistente es ayudar a otros trabajadores y, por lo tanto, las tareas precisas que se le puede pedir a un asistente var?an seg?n la oficina. Por ejemplo, en una biblioteca, se le puede pedir a un asistente que aplique c?digos de barras a los libros, mientras que en una escuela se le puede pedir a un asistente que ayude a repartir combinaciones de casilleros. En esta profesi?n, la flexibilidad es extremadamente ?til, especialmente si alguien est? trabajando para la oficina de manera temporal. Lo que principalmente hace un asistente administrativo es hacer de la oficina un lugar m?s f?cil para trabajar, y el asistente hace esto haciendo lo que se le dice.