Un asistente de oficina / recepcionista es generalmente responsable de las tareas de recepción en una empresa u organización. La recepcionista generalmente controla el acceso a la oficina saludando a los invitados, notificando a los empleados de los visitantes y trabajando con los repartidores y los contratistas. Además, el asistente de la oficina puede ser responsable de una serie de tareas de administración de la oficina, como la gestión de hojas de cálculo, la correspondencia y el pedido de suministros de oficina. Dependiendo del tamaño de la organización y el número de empleados que tiene, el asistente de oficina / recepcionista también puede actuar como asistente personal o administrativo de uno o más ejecutivos o gerentes de una empresa.
Si bien muchas oficinas ahora confían en los sistemas de correo de voz para contestar los teléfonos y enrutar a las personas que llaman al trabajador pertinente, muchas aún emplean a un asistente de oficina / recepcionista para administrar el sistema telefónico y hablar con las personas que tienen dificultades para usarlo. Los recepcionistas también realizan la tarea de supervisar el área de recepción, también conocida como el área o sala de espera, en la que generalmente entran los visitantes. Un asistente de oficina / recepcionista tradicional generalmente se responsabilizará de asegurarse de que un visitante sea anunciado a las personas a las que está visitando o, si el visitante es una persona de entrega, la recepcionista generalmente firmará paquetes y les informará a los destinatarios llegada. Un asistente de oficina / recepcionista también puede ser responsable de informar a los clientes “sin cita previa” sobre los servicios de una empresa y también puede programar citas entre clientes y empleados.
Las empresas con un personal de soporte de oficina relativamente pequeño pueden requerir un asistente de oficina / recepcionista para asumir otras funciones dentro de la empresa. En una organización muy pequeña, o una con un presupuesto muy económico, la recepcionista también puede servir como gerente de oficina. Él o ella pueden ser responsables de garantizar que la oficina funcione bien reabasteciendo suministros y monitoreando el rendimiento de las máquinas de oficina, como copiadoras, máquinas de fax e incluso computadoras. El asistente de oficina / recepcionista con estas responsabilidades generalmente contactará y trabajará con profesionales de reparación, así como con otros contratistas que puedan necesitar realizar trabajos en el espacio de la oficina o el edificio. Otras responsabilidades comunes incluyen la planificación de eventos, la programación de viajes y, en algunos casos, la gestión de las comunicaciones generales de la oficina, como notificaciones sobre vacaciones, eventos especiales y consideraciones de seguridad.
Las calificaciones para convertirse en un asistente de oficina varían de acuerdo con las habilidades necesarias para asumir un puesto dentro de una empresa en particular. En muchos casos, los trabajadores de oficina pueden adquirir sus habilidades en el trabajo o completar un programa de formación profesional que les proporciona una comprensión básica de los procedimientos de administración de la oficina. Otras opciones incluyen tomar clases de educación continua y para adultos en varios paquetes de software, redacción comercial y comunicación y protocolo.