Un asistente de oficina / recepcionista es generalmente responsable de las tareas de recepci?n en una empresa u organizaci?n. La recepcionista generalmente controla el acceso a la oficina saludando a los invitados, notificando a los empleados de los visitantes y trabajando con los repartidores y los contratistas. Adem?s, el asistente de la oficina puede ser responsable de una serie de tareas de administraci?n de la oficina, como la gesti?n de hojas de c?lculo, la correspondencia y el pedido de suministros de oficina. Dependiendo del tama?o de la organizaci?n y el n?mero de empleados que tiene, el asistente de oficina / recepcionista tambi?n puede actuar como asistente personal o administrativo de uno o m?s ejecutivos o gerentes de una empresa.
Si bien muchas oficinas ahora conf?an en los sistemas de correo de voz para contestar los tel?fonos y enrutar a las personas que llaman al trabajador pertinente, muchas a?n emplean a un asistente de oficina / recepcionista para administrar el sistema telef?nico y hablar con las personas que tienen dificultades para usarlo. Los recepcionistas tambi?n realizan la tarea de supervisar el ?rea de recepci?n, tambi?n conocida como el ?rea o sala de espera, en la que generalmente entran los visitantes. Un asistente de oficina / recepcionista tradicional generalmente se responsabilizar? de asegurarse de que un visitante sea anunciado a las personas a las que est? visitando o, si el visitante es una persona de entrega, la recepcionista generalmente firmar? paquetes y les informar? a los destinatarios llegada. Un asistente de oficina / recepcionista tambi?n puede ser responsable de informar a los clientes «sin cita previa» sobre los servicios de una empresa y tambi?n puede programar citas entre clientes y empleados.
Las empresas con un personal de soporte de oficina relativamente peque?o pueden requerir un asistente de oficina / recepcionista para asumir otras funciones dentro de la empresa. En una organizaci?n muy peque?a, o una con un presupuesto muy econ?mico, la recepcionista tambi?n puede servir como gerente de oficina. ?l o ella pueden ser responsables de garantizar que la oficina funcione bien reabasteciendo suministros y monitoreando el rendimiento de las m?quinas de oficina, como copiadoras, m?quinas de fax e incluso computadoras. El asistente de oficina / recepcionista con estas responsabilidades generalmente contactar? y trabajar? con profesionales de reparaci?n, as? como con otros contratistas que puedan necesitar realizar trabajos en el espacio de la oficina o el edificio. Otras responsabilidades comunes incluyen la planificaci?n de eventos, la programaci?n de viajes y, en algunos casos, la gesti?n de las comunicaciones generales de la oficina, como notificaciones sobre vacaciones, eventos especiales y consideraciones de seguridad.
Las calificaciones para convertirse en un asistente de oficina var?an de acuerdo con las habilidades necesarias para asumir un puesto dentro de una empresa en particular. En muchos casos, los trabajadores de oficina pueden adquirir sus habilidades en el trabajo o completar un programa de formaci?n profesional que les proporciona una comprensi?n b?sica de los procedimientos de administraci?n de la oficina. Otras opciones incluyen tomar clases de educaci?n continua y para adultos en varios paquetes de software, redacci?n comercial y comunicaci?n y protocolo.