La descripción del trabajo y las funciones de un coordinador de publicidad varían ampliamente dependiendo de la compañía individual, así como de su tamaño. Los coordinadores de publicidad en empresas más pequeñas pueden tener mayores responsabilidades al actuar en varias capacidades de supervisión diferentes, como por ejemplo, “usando muchos sombreros”. Por ejemplo, una persona empleada en este rol en una agencia o negocio más pequeño puede ser el director de arte y el coordinador. Sin embargo, principalmente, los coordinadores de publicidad apoyan los esfuerzos de marketing y reúnen proyectos manteniendo todo a tiempo y prestando atención a los detalles.
En esencia, los coordinadores en publicidad son gerentes de proyectos en muchos aspectos. Coordinan diferentes actividades de proyectos de varios departamentos para ver que un proyecto de marketing se complete a tiempo con todos sus componentes intactos. Al igual que un gerente de proyecto, generalmente se espera que un coordinador de publicidad haga seguimientos con los clientes y prepare informes sobre las fortalezas y debilidades de los productos finales, o entregables, para usar como información para proyectos futuros.
Los coordinadores de publicidad pueden recopilar los detalles de lo que se requiere para un folleto de feria u otros materiales de marketing del departamento de ventas y llevarlos a un redactor y director de arte. Luego pueden supervisar la impresión y la producción, así como quizás aprobar la copia final. Un coordinador de publicidad es a menudo un supervisor que informa a un ejecutivo de cuentas senior o director creativo o, a veces, a ambos.
El coordinador puede supervisar a los asistentes de marketing para completar tareas para promociones. La creación y distribución de notas a diferentes departamentos u sucursales suele ser una responsabilidad regular de los coordinadores de publicidad. Trabajar en una computadora diariamente para editar materiales de marketing o verificar el uso de imágenes por razones legales puede ser otra tarea del coordinador de publicidad. Al comunicarse con los clientes, los coordinadores de publicidad generalmente responden sus preguntas por correo electrónico y por teléfono. Los coordinadores también pueden comunicarse con los clientes cara a cara, especialmente durante las reuniones grupales celebradas en la agencia de publicidad.
La recopilación de información de investigación de mercado, así como gráficos o cuadros para campañas promocionales es una tarea común de muchos coordinadores de publicidad. En esta capacidad, un coordinador de publicidad puede trabajar con el departamento de ventas de una empresa para completar proyectos de copias impresas o de marketing en línea. Él o ella puede supervisar el trabajo necesario que realiza el personal junior que incluiría la búsqueda de datos y la entrada de datos.
Vender espacios publicitarios es una tarea que pueden hacer algunos coordinadores. Esto podría ser en forma impresa, web o de difusión. Dependiendo de la compañía, el espacio publicitario puede ser para una publicación comercial en la industria del cliente.