Un gerente de subvenciones trabaja para una variedad de organizaciones para incluir organizaciones sin fines de lucro, agencias de servicios sociales e instituciones educativas. Las responsabilidades habituales del rol incluyen planificar e implementar programas de subvenciones, realizar investigaciones de subvenciones, redactar propuestas de subvenciones, preparar solicitudes de subvenciones, auditar el cumplimiento de las subvenciones y, preparar y emitir informes de subvenciones. En la mayoría de los casos, el administrador de la subvención informará a algún tipo de director, como un director del centro en una agencia de servicios sociales. Sin embargo, la mayor parte del trabajo incluye la identificación de posibles subvenciones que son más útiles para la misión y los objetivos generales de la organización. La comunicación con las organizaciones que otorgan subvenciones también es una tarea importante que corresponde al gerente de subvenciones.
En primer lugar, un administrador de subvenciones necesitará investigar las subvenciones disponibles e identificar con precisión las que la organización puede aprovechar. La investigación de las subvenciones disponibles y su aplicabilidad a la misión de la organización requiere tanto una metodología eficiente como un proceso analítico. Equilibrar estos dos requisitos de manera efectiva a menudo determina el éxito en el puesto. Una vez que se identifica una subvención, el administrador de subvenciones deberá presentar una solicitud que demuestre efectivamente que la organización está en condiciones de utilizar la subvención con prudencia y efectuar los cambios que la subvención pretende impactar. Además, en otros casos donde las subvenciones no están disponibles, se deben desarrollar propuestas de subvenciones que no solo identifiquen una necesidad, sino que también articulen un plan que la subvención ayudará a lograr.
Una vez que se otorga una subvención, el gerente de subvenciones es responsable de garantizar el cumplimiento de las especificaciones y requisitos de la subvención. La concesión de subvenciones generalmente se realiza en función de los usos específicos de los fondos proporcionados, así como los hitos esperados en el programa financiado. Esta responsabilidad recae en el administrador de las subvenciones y conlleva comunicar esas especificaciones, requisitos e hitos, además de seguirlos a intervalos regulares para garantizar el cumplimiento. Comunicar el progreso a través de reuniones en persona e informes de subvenciones es parte de este proceso. A menudo, esto se logra a través de visitas al sitio de la organización adjudicadora, además de informes preparados que pueden centrarse en las preocupaciones presupuestarias y documentar el progreso.
Además, se requiere un conjunto separado de informes de subvención para la responsabilidad interna. Tales informes generalmente se preparan para detallar cada subvención individualmente, así como todas las subvenciones colectivamente. Posteriormente, estos informes se envían al supervisor del gerente de subvenciones, a menudo acompañados de una presentación que detalla cada informe presentado. La emisión de dichos informes requiere que el gerente de subvenciones demuestre efectivamente que está manejando las tareas requeridas de manera responsable.