Las tareas laborales de un secretario junior pueden variar según la empresa para la que trabaja, así como la cantidad de otros empleados. Este es un trabajo de asistente administrativo de nivel de entrada, sin embargo, muchas personas pueden comenzar en este puesto con muy poca experiencia o educación, lo cual es un gran beneficio. En la mayoría de los casos, un secretario menor se reportará a un secretario en un puesto superior y se le asignarán numerosas tareas en la oficina. Esto puede implicar contestar teléfonos, saludar a los clientes a medida que entran y mantener los archivos organizados. Algunas secretarias junior también son responsables de la limpieza en la oficina y también de mantener limpios los baños.
Por lo general, las responsabilidades diarias de un secretario junior girarán en torno a asegurarse de que la oficina funcione de manera eficiente y exitosa. Contestar teléfonos y dirigir las llamadas a la persona adecuada suele ser una gran parte del día. Un secretario junior también puede ser responsable de responder al correo electrónico, así como de recibir y clasificar el correo físico todos los días para enviarlo al lugar correcto. El uso de maquinaria de oficina para hacer copias, distribuir notas o redactar cartas es otra parte importante del trabajo, por lo que una persona en este puesto debe tener excelentes habilidades de comunicación y mecanografía, así como una comprensión de la tecnología de oficina.
Saludar a los clientes sin cita previa, o ayudarlos a responder preguntas o completar documentos, también podría ser parte de las responsabilidades laborales de una secretaria junior. Es importante ser agradable y verse y comportarse siempre de manera profesional. En algunas oficinas, la secretaria puede ser la primera persona que las personas ven cuando entran por la puerta, por lo que esto es especialmente importante. Como resultado, el secretario menor también podría ser responsable de mantener la apariencia de la oficina; presentar documentos, mantener las cosas ordenadas y ordenadas, y mantener las áreas limpias.
Algunas secretarias también podrían ser responsables de mantener los suministros de oficina. Se le puede solicitar a un secretario junior que haga un inventario, por ejemplo, y que haga un pedido de suministros adicionales según sea necesario. Las secretarias que tienen éxito en sus tareas básicas pueden recibir responsabilidades adicionales, como programar y planificar reuniones, o tomar actas de reuniones y preparar informes, por ejemplo. En general, los secretarios junior son elegibles para promociones a medida que obtienen experiencia laboral y habilidades de oficina adicionales, lo que hace de esta una carrera profesional rentable para muchas personas interesadas en este tipo de trabajo.