Una secretaria / recepcionista es un profesional calificado cuyas tareas laborales incluyen tareas administrativas y de servicio al cliente. Muchos trabajos de secretaria / recepcionista se enumeran simplemente bajo uno u otro t?tulo de trabajo, incluso si incluyen las responsabilidades laborales de ambas categor?as. Un profesional en este campo generalmente tiene una variedad de habilidades, que incluyen conocimientos de inform?tica, habilidades de gesti?n de clientes y habilidades de organizaci?n.
La parte de secretar?a del trabajo de secretaria / recepcionista a menudo se centra en la organizaci?n y la gesti?n de la oficina. Las secretarias a menudo mantienen los archivos de una empresa y pueden estar a cargo de la entrada de datos y el mantenimiento de archivos. Las secretarias tambi?n son frecuentemente responsables de todo el papeleo diario normal en una empresa, y pueden pasar mucho tiempo gestionando informes, enviando papeleo y memorandos entre oficinas. Dependiendo del tipo de industria, una secretaria tambi?n puede estar a cargo de la facturaci?n del cliente y algunas tareas contables.
Las tareas de recepcionista requeridas en un trabajo de secretaria / recepcionista generalmente implican trabajar con los clientes y los clientes del negocio. Los recepcionistas suelen servir como recibidores y pueden ser la primera persona que los clientes se encuentran cuando entran por la puerta. Sirviendo en esta capacidad, se necesitan excelentes habilidades de comunicaci?n y servicio al cliente, ya que una recepcionista puede establecer el tono para la interacci?n de un cliente con el negocio. Las habilidades de recepcionista tambi?n pueden incluir tareas telef?nicas, programaci?n y cuidado de las oficinas o clientes VIP.
Un trabajo de secretaria / recepcionista puede incluir todas las tareas anteriores, adem?s de muchas m?s espec?ficas para cada trabajo individual. En muchas empresas, las secretarias / recepcionistas necesitar?n aprender el software especializado que se utiliza para manejar la facturaci?n, el papeleo de la oficina y el almacenamiento de datos para la empresa. Se espera que muchos profesionales en este tipo de trabajo aprendan la terminolog?a de la industria, para que puedan ayudar mejor a los clientes y explicar los problemas a otro personal. Dado que sirven como un conducto central para casi todas las operaciones comerciales, las secretarias / recepcionistas a menudo se encargan de los servicios a los empleados y las campa?as de moral, y pueden estar a cargo de crear eventos de oficina y supervisar los boletines de la compa??a.
Hay varias habilidades b?sicas que pueden ser de gran ayuda para cualquier persona en un trabajo de secretaria / recepcionista. La alfabetizaci?n inform?tica, que incluye el conocimiento de todos los sistemas operativos comunes, gr?ficos b?sicos y programas de hojas de c?lculo, e investigaci?n en Internet, es casi universalmente requerida en estos trabajos. La alta velocidad de escritura y la caligraf?a legible tambi?n son habilidades importantes. Las buenas habilidades de organizaci?n pueden ser clave para un rendimiento ?ptimo en esta capacidad, ya que pueden reducir la posibilidad de confusi?n y falta de comunicaci?n en el lugar de trabajo. Finalmente, una actitud agradable y un comportamiento profesional pueden ayudar a una secretaria / recepcionista a mantenerse en buenos t?rminos con sus compa?eros de trabajo y ayudar a la empresa a construir una excelente reputaci?n.