«Fuera de los libros» es un término que a menudo se usa para describir pagos que se presentan pero que no se registran en los registros financieros de una empresa. En la mayoría de las naciones, las leyes fiscales permiten este tipo de pago en un rango muy limitado de situaciones, y muchas de esas instancias permitidas tienen que ver con la prestación a corto plazo de servicios que están por debajo de una cierta cantidad y, por lo tanto, no están sujetos a retención . El término en sí a veces se asocia con un intento de pagar en efectivo por los servicios que, por ley, deben registrarse en los registros contables de una empresa y someterse a retención e informes fiscales.
En términos de situaciones que permiten legalmente pagos que están fuera de los libros, las leyes fiscales específicas proporcionan algunas excepciones de retención, a menudo clasificando los pagos como algo más que salarios. Por ejemplo, el empleo informal que implica el pago por debajo de una cierta cantidad y por un período de tiempo no mayor no puede estar sujeto a retención y a menudo puede pagarse legalmente desde una cuenta de caja menor en lugar de una cuenta de nómina. Las propinas que están por debajo de cierta cantidad cada mes a veces no se requieren para ser reportadas como ingresos y se consideran fuera de los libros.
De vez en cuando, los empleadores pueden ofrecer a los empleados potenciales la oportunidad de trabajar fuera de los libros, a menudo acordando pagar al empleado en efectivo. Si bien en el frente esto puede parecer atractivo, aceptar este tipo de acuerdo de pago puede llevar a una serie de problemas. Dado que los salarios no se reportan como ingresos y no se gravan, esos salarios no se acreditan en ninguna pensión nacional o sistema de seguridad social operado por un gobierno federal. Esto probablemente tendrá un efecto adverso en la cantidad de beneficios que se reciben durante los años de jubilación.
El pago de los libros también significa que el empleado no disfruta ninguno de los beneficios ofrecidos a otros empleados que están siendo compensados en los libros. No es posible participar en un programa de seguro grupal. Los días de vacaciones y personales no se acumulan, y es muy poco probable que reciba un pago por duelo cuando fallece un ser querido. En caso de que el empleado se lesione en el trabajo, no se extenderá la cobertura de compensación para trabajadores que esté disponible para otros empleados.
Quizás el mayor peligro de que se paguen los libros viene cuando las autoridades fiscales se dan cuenta de la actividad ilegal. Incluso si el empleador no retiene impuestos, el empleado sigue siendo responsable de rastrear e informar todos los ingresos a las agencias tributarias correspondientes. No hacerlo puede resultar en la aplicación de multas y sanciones a los impuestos atrasados adeudados, la incautación de bienes para liquidar la deuda tributaria y posiblemente incluso una sentencia de cárcel. Por esta razón, aceptar trabajar fuera de los libros durante un período prolongado de tiempo rara vez es un movimiento inteligente, y podría conducir a una gran dificultad más adelante.
Es importante tener en cuenta que trabajar fuera de los libros no es lo mismo que trabajar como contratista independiente. Un contratista independiente no está clasificado como empleado, sino como proveedor de servicios específicos. Las empresas informan habitualmente los pagos a contratistas independientes a las agencias tributarias, y esos contratistas son responsables de calcular y pagar impuestos sobre cualquier pago recibido en virtud de este tipo de acuerdo.
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