En latín, pro forma significa “como una cuestión de forma”. El término se usa en varias industrias, y cada vez que se venden bienes o servicios, se puede usar una factura pro forma. Dado que se presenta antes de que tenga lugar la venta real, no se considera la factura oficial. Por el contrario, a menudo se usa como un acuerdo entre un comprador y un vendedor, en el que el comprador acepta comprar un artículo o servicio del vendedor por un precio específico. La información sobre este tipo de factura suele ser la misma que en la factura comercial después de que se confirma la transacción, aunque ocasionalmente pueden cambiar algunos detalles.
Una factura estándar típica generalmente incluye la fecha, el nombre y la información de contacto del comprador y el vendedor. También desglosa el precio por unidad del artículo o servicio que se vende, así como una descripción de cada uno y el precio total. Los detalles relevantes adicionales, como el método de pago y la fecha en que se entregará el artículo o servicio, también se incluyen a menudo en la factura comercial. Una factura pro forma generalmente incluye toda esta información, aunque en algunos casos, el precio puede cambiar antes de que se complete la transacción. Algunas empresas solo ofrecen un formulario más general al principio, en cuyo caso los detalles reales de la venta solo se completan después de que se haya producido.
No todos eligen usar una factura pro forma, pero a menudo se recomienda antes de que se complete la venta, para evitar malentendidos. Por lo general, se considera más deseable que una cita, ya que se incluyen tantos detalles. No solo el precio en el formulario, sino también otros detalles pertinentes, como la fecha de entrega y las condiciones de pago, se detallan para que no haya sorpresas en ninguno de los lados. Muchas personas que compran una gran cantidad de productos a la vez, o tal vez necesitan financiamiento, solicitan ver una factura pro forma antes de la transacción oficial.
Aunque una factura pro forma rara vez se considera oficial, a veces se acepta cuando no hay facturas comerciales estándar disponibles. A veces se emite para obtener el pago por adelantado antes de que se complete un servicio o se envíe un producto. En cualquier caso, normalmente no se emite hasta que ambas partes conozcan y acuerden la mayoría de los detalles de la transacción. En general, no se registra nada en las cuentas por pagar o por cobrar hasta que se desarrolle la factura comercial oficial.
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