Los gastos de los empleados son costos asociados con las tareas realizadas para un empleador. Los empleadores generalmente designan una lista de gastos permitidos por los cuales están dispuestos a reembolsar a los empleados. Dicha lista podría incluir gastos relacionados con viajes de negocios, comidas, alojamiento, llamadas telefónicas, Internet y suministros de oficina. Algunos empleadores emiten tarjetas de crédito de la compañía para dichos gastos, mientras que otros esperan que los empleados cubran los costos y soliciten el reembolso.
Los gastos permitidos de los empleados generalmente varían de un empleador a otro. La mayoría de las empresas y organizaciones tienen una lista claramente definida de gastos permitidos. Una compañía podría cubrir la factura de teléfono celular de un empleado si la mayoría de sus llamadas están relacionadas con el negocio. Otra compañía podría rechazar los costos de los teléfonos celulares, requiriendo que los empleados hagan todas las llamadas comerciales desde la oficina de la compañía.
Los tipos de gastos de empleados comúnmente cubiertos por las empresas están relacionados con viajes de negocios, comidas de negocios y suministros de oficina. Los gastos legítimos pueden incluir el pasaje aéreo para una reunión de negocios nacional, una factura de restaurante por reunirse con un cliente potencial o un cartucho de impresora necesario para imprimir manuales para capacitación de la compañía. En todos los casos, el gasto debe ser razonable y estar asociado con el avance de los objetivos del trabajo y la empresa.
Los empleados que trabajan desde casa pueden tener gastos adicionales para los empleados. Cuando los empleados trabajan a distancia, los empleadores ahorran costos en espacio de oficinas y servicios públicos. En estos casos, los empleadores suelen tener en cuenta los gastos adicionales. Ejemplos de gastos de teletrabajo pueden incluir costos de Internet, gastos relacionados con computadoras e impresoras y facturas telefónicas. Los empleadores pueden exigir que los empleados limiten la utilización de estos servicios y artículos solo para uso comercial.
Los empleadores generalmente esperan que los empleados hagan un seguimiento de sus propios gastos de empleados fuera del entorno de la empresa. Por lo general, proporcionan formularios de gastos que deben completarse y enviarse de acuerdo con un cronograma de pagos establecido. En la mayoría de los casos, los recibos originales deben presentarse junto con los formularios de gastos para proporcionar documentación de respaldo de los costos incurridos. El reembolso de los gastos de los empleados no está sujeto a impuestos y generalmente se paga por separado de los cheques de nómina de los empleados.
En algunos casos, completar el formulario de gastos del empleado requerirá muchos detalles y atención. En el caso de gastos divididos entre uso comercial y personal, algunos empleadores requieren una contabilidad exacta. Un empleado puede alquilar un automóvil durante un viaje de negocios, por ejemplo, y conducir el automóvil para uso comercial durante una semana y pasar unos días adicionales usando el automóvil estrictamente para visitar a la familia. Es posible que se le solicite que reste los días personales de la factura del alquiler del automóvil cuando lo envíe para reembolso.
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