Los gastos de nómina son los costos incurridos por una empresa en el empleo de trabajadores, incluida la compensación pagada a los empleados, más todos los impuestos y otros costos de empleo por los cuales el empleador es responsable. En los Estados Unidos, estos gastos generalmente consisten en las ganancias brutas del empleado, más la parte del empleador de los impuestos de Medicare y FICA (Seguro Social), otros impuestos estatales o federales y los costos de cualquier otro beneficio adicional proporcionado en relación con el empleo con el empresa.
Los gastos de nómina y nómina, entonces, no son lo mismo. La nómina de un empleador es la cantidad bruta de compensación pagada a todos los empleados, pero los gastos de nómina en los Estados Unidos generalmente son al menos 10% – 15% más altos, debido a la inclusión de impuestos sobre la nómina y otros beneficios adicionales legales, como el seguro de desempleo y los seguros de invalidez. Las franjas legales se cuentan como gastos de nómina solo cuando son pagados por el empleador y no se deducen de la compensación del empleado.
Los beneficios complementarios, como las primas de seguro de salud y de vida, se consideran adecuadamente parte de los gastos de nómina porque se proporcionan únicamente en función del empleo. Sin embargo, el equipo necesario para realizar el trabajo no se considera este tipo de gasto porque es un elemento necesario para hacer el trabajo. Un mecánico, por ejemplo, requiere herramientas y equipo de seguridad, pero no un seguro de salud o de vida, para hacer su trabajo. Muchos empleadores generalmente brindan beneficios complementarios como el seguro de salud o de vida, o el reembolso de la matrícula, a todos los empleados a tiempo completo como parte del paquete de compensación total, y el costo para el empleador de tales incentivos se clasifica adecuadamente como un gasto de nómina.
Estos gastos suelen ser una de las mayores categorías de gastos en los que incurrirá una empresa, lo que hace imperativo que se clasifiquen adecuadamente para que el empleador siempre tenga una idea precisa del costo real de contratar personas. Agrupar estos gastos en un balance general también proporciona a la gerencia una idea precisa de qué porcentaje de los gastos de la empresa están relacionados con el empleo y cómo eso afecta la rentabilidad.
Los gastos de nómina que se han incurrido pero que aún no se han pagado se denominan gastos acumulados de nómina y se informan como un pasivo. Hay dos componentes principales de esta figura. Primero, las vacaciones pagadas que los empleados han acumulado pero que aún no han utilizado, lo cual es una responsabilidad que el empleador debe cumplir en algún momento en el futuro. El segundo es el monto de la compensación ganada pero aún no pagada, como cuando el final del período de información financiera cae dentro de un período de nómina, o el pago por un período que cae dentro del período de información no se paga hasta algún momento después.
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