Los servicios de conferencia incluyen la reserva de conferencias, reuniones u otros eventos, as? como la planificaci?n y provisi?n de los servicios necesarios para que esos eventos tengan ?xito. Los servicios de conferencia tambi?n se conocen com?nmente como gesti?n de reuniones, gesti?n de eventos, planificaci?n de eventos o marketing de eventos. Los gerentes de servicios de conferencia tambi?n se llaman planificadores de reuniones o eventos. Los servicios de la conferencia var?an seg?n el evento, pero generalmente incluyen presupuestos, arreglos de alojamiento, catering y equipo y soporte audiovisual.
Hay dos categor?as amplias de servicios de conferencia: los administrados por planificadores de reuniones internos y los administrados por planificadores externos. Los planificadores de reuniones internos son empleados de las instalaciones que organizan el evento. Por lo general, el contacto del grupo, el miembro del grupo que est? a cargo de hacer todos los arreglos necesarios, decidir? de antemano qu? instalaci?n usar para el evento y se comunicar? directamente con sus propietarios. Luego se asigna un gerente de servicios de conferencia desde esa instalaci?n. Se contratan compa??as externas o de terceros cuando un grupo no tiene un sitio en particular seleccionado. El contacto del grupo proporcionar? una lista de requisitos, y la compa??a de servicios de conferencias comenzar? a sugerir instalaciones apropiadas y actuar? como intermediario entre el grupo y los sitios.
Los servicios de conferencia requeridos para cada evento incluyen alojamiento y comida. Por esta raz?n, las conferencias suelen ser organizadas por hoteles con instalaciones para conferencias en el lugar. Por lo general, incluyen espacios para reuniones grandes y peque?os, laboratorios de computaci?n, un sal?n de baile y capacidades audiovisuales para oradores o presentaciones. Las comidas generalmente son manejadas por el propio departamento de alimentos y bebidas de la instalaci?n. Todos los servicios de la conferencia son administrados por personal en el lugar y coordinados por el gerente de servicios de la conferencia, quien hace todos los arreglos necesarios cuando el grupo les informa de sus necesidades.
Los gerentes de servicios de conferencia de terceros ofrecen sugerencias para un lugar para la conferencia, luego coordinan todos los servicios adicionales si no son ofrecidos por esa instalaci?n, como catering y reservas de hotel. Este tipo de planificaci?n de conferencias es com?n con grupos demasiado grandes para ser acomodados por un solo hotel, o para grupos que desean que un tercero los ayude a negociar la mejor tarifa. Los servicios de la conferencia tambi?n incluyen la planificaci?n de cualquier recreaci?n que el grupo pueda desear durante su estad?a.
La elecci?n de una sala de conferencias se logra mejor examinando las necesidades del grupo y lo que buscan lograr durante su evento. Las conferencias t?picas incluyen ferias comerciales, programas de capacitaci?n de empresas o ceremonias anuales de premiaci?n. Muchos planificadores de servicios de conferencias de hotel tambi?n planean bodas o peque?os eventos familiares. El objetivo de contratar profesionales de servicios de conferencias es garantizar que se satisfagan todas las necesidades del grupo y que el evento transcurra sin problemas sin tener que preocuparse por los detalles.
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