Los servicios de conferencia incluyen la reserva de conferencias, reuniones u otros eventos, así como la planificación y provisión de los servicios necesarios para que esos eventos tengan éxito. Los servicios de conferencia también se conocen comúnmente como gestión de reuniones, gestión de eventos, planificación de eventos o marketing de eventos. Los gerentes de servicios de conferencia también se llaman planificadores de reuniones o eventos. Los servicios de la conferencia varían según el evento, pero generalmente incluyen presupuestos, arreglos de alojamiento, catering y equipo y soporte audiovisual.
Hay dos categorías amplias de servicios de conferencia: los administrados por planificadores de reuniones internos y los administrados por planificadores externos. Los planificadores de reuniones internos son empleados de las instalaciones que organizan el evento. Por lo general, el contacto del grupo, el miembro del grupo que está a cargo de hacer todos los arreglos necesarios, decidirá de antemano qué instalación usar para el evento y se comunicará directamente con sus propietarios. Luego se asigna un gerente de servicios de conferencia desde esa instalación. Se contratan compañías externas o de terceros cuando un grupo no tiene un sitio en particular seleccionado. El contacto del grupo proporcionará una lista de requisitos, y la compañía de servicios de conferencias comenzará a sugerir instalaciones apropiadas y actuará como intermediario entre el grupo y los sitios.
Los servicios de conferencia requeridos para cada evento incluyen alojamiento y comida. Por esta razón, las conferencias suelen ser organizadas por hoteles con instalaciones para conferencias en el lugar. Por lo general, incluyen espacios para reuniones grandes y pequeños, laboratorios de computación, un salón de baile y capacidades audiovisuales para oradores o presentaciones. Las comidas generalmente son manejadas por el propio departamento de alimentos y bebidas de la instalación. Todos los servicios de la conferencia son administrados por personal en el lugar y coordinados por el gerente de servicios de la conferencia, quien hace todos los arreglos necesarios cuando el grupo les informa de sus necesidades.
Los gerentes de servicios de conferencia de terceros ofrecen sugerencias para un lugar para la conferencia, luego coordinan todos los servicios adicionales si no son ofrecidos por esa instalación, como catering y reservas de hotel. Este tipo de planificación de conferencias es común con grupos demasiado grandes para ser acomodados por un solo hotel, o para grupos que desean que un tercero los ayude a negociar la mejor tarifa. Los servicios de la conferencia también incluyen la planificación de cualquier recreación que el grupo pueda desear durante su estadía.
La elección de una sala de conferencias se logra mejor examinando las necesidades del grupo y lo que buscan lograr durante su evento. Las conferencias típicas incluyen ferias comerciales, programas de capacitación de empresas o ceremonias anuales de premiación. Muchos planificadores de servicios de conferencias de hotel también planean bodas o pequeños eventos familiares. El objetivo de contratar profesionales de servicios de conferencias es garantizar que se satisfagan todas las necesidades del grupo y que el evento transcurra sin problemas sin tener que preocuparse por los detalles.
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