Los servicios de impresi?n gestionados se refieren a la externalizaci?n de la impresi?n de documentos o a la externalizaci?n de m?quinas de impresi?n de documentos. Esto se puede organizar de varias maneras, incluida la impresi?n fuera del sitio, un ?rea de impresi?n centralizada en el sitio, varias ?reas descentralizadas en el sitio o una combinaci?n de las dos ?ltimas. Los beneficios de los servicios de impresi?n gestionados incluyen la reducci?n de la mano de obra de los empleados y la reducci?n de los costos.
Cuando la mayor?a de la gente piensa en los servicios de impresi?n gestionados, las m?quinas que primero vienen a la mente son las copiadoras y las impresoras, ya que estas son las herramientas m?s utilizadas para producir documentos impresos. Dependiendo del tama?o de la organizaci?n, puede necesitar una impresora o muchas, y puede necesitar esas unidades para imprimir en color o en blanco y negro. Lo mismo se aplica a las copiadoras. En algunos casos, las m?quinas de doble prop?sito, o incluso las m?quinas multiprop?sito que incorporan opciones como el escaneo o el fax, pueden ser la mejor opci?n para una empresa.
La compra de estas m?quinas puede ser extremadamente costosa. A algunas empresas les resulta m?s rentable alquilar las m?quinas de impresi?n que necesitan. Varias compa??as ofrecen este tipo de servicio a diferentes tasas.
Si la empresa posee o arrienda las m?quinas, las copiadoras e impresoras a?n requerir?n un servicio regular para mantenerlas en funcionamiento y tambi?n pueden necesitar un servicio de emergencia para fallas o incidentes espec?ficos. Muchas de las mismas compa??as que ofrecen contratos de arrendamiento tambi?n ofrecen este tipo de servicios, basados ??en un contrato anual o plurianual. Dichos contratos pueden incluir el suministro de un n?mero determinado de cartuchos de t?ner por per?odo y probablemente incluir?n un n?mero determinado de llamadas de incidentes, as? como citas de servicio programadas regularmente.
La utilizaci?n de tales servicios tiene varios prop?sitos. Los costos de servicio bajo un contrato generalmente se reducen significativamente de las tarifas cobradas por una sola llamada fuera de un contrato. La mayor?a de los contratos de servicios de impresi?n gestionados especifican una ventana dentro de la cual se debe realizar la respuesta del servicio. Esto ayuda a reducir el tiempo de inactividad del equipo. Tener una compa??a de servicios de guardia tambi?n evita que los empleados que no est?n familiarizados con el equipo tengan que intentar volver a ponerlo en funcionamiento.
En las empresas m?s grandes, los servicios de impresi?n gestionados pueden significar un ?rea de impresi?n central dentro o fuera del sitio. Esto puede incluir varias copiadoras o impresoras operadas por un personal dedicado. Dichos centros tambi?n pueden ofrecer servicios adicionales como impresi?n de gran formato, encuadernaci?n y recorte. Muy a menudo, este tipo de centro est? destinado a trabajos m?s grandes y se ejecuta junto con una serie de impresoras o copiadoras disponibles en todo el edificio para trabajos peque?os.
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