Dans de nombreuses juridictions, les audiences de la mairie et du conseil de zonage sont ouvertes au public. Un registraire municipal pourrait ?tre charg? d’?tablir les ordres du jour de ces r?unions, de r?diger les proc?s-verbaux de ces ?v?nements, puis de les enregistrer comme documents publics. Il ou elle peut ?galement ?tre en charge de certaines fonctions comptables, de la gestion des comptes cr?diteurs, des comptes d?biteurs et de la paie des employ?s de la municipalit?. Dans certains cas, ceux qui occupent ces postes de fonctionnaires peuvent signer des contrats officiels ou pr?parer une correspondance au nom de leur municipalit?.
Certains conseils municipaux tiennent r?guli?rement des r?unions pour discuter de nouvelles ordonnances ou de programmes de d?veloppement. Avant que ces r?unions n’aient lieu, le greffier municipal est g?n?ralement charg? de programmer l’heure et le lieu de cet ?v?nement, puis d’en informer les m?dias et le public. Il ou elle est pr?sent lors de ces rencontres, aidant ? faciliter les ?changes entre les ?lus municipaux et les citoyens locaux. Cette personne prend g?n?ralement des notes ?crites de ces discussions, pour cr?er un dossier juridique de la proc?dure appel? proc?s-verbal. Apr?s la cl?ture de la session, un rapport formel bas? sur ces proc?s-verbaux est g?n?ralement d?pos? dans le cadre des archives publiques de la ville.
En plus de faciliter les r?unions, l’archiviste municipal est g?n?ralement en charge du service comptable de la ville. Il ou elle peut ?tre charg? d’enregistrer les re?us de taxes ou de permis sp?ciaux, puis de mettre ces informations ? la disposition du public. Le greffier est g?n?ralement charg? de faire des d?p?ts dans un compte bancaire au nom de la ville et d’?crire des ch?ques pour des choses telles que les factures de services publics ou les primes d’assurance. La budg?tisation de la masse salariale ainsi que l’?mission de ch?ques de paie aux employ?s de la ville tels que les policiers des pompiers peuvent ?galement ?tre n?cessaires.
Lorsqu’un gouvernement municipal doit ex?cuter un contrat, l’enregistreur municipal g?re souvent les d?tails. Cela pourrait inclure la responsabilit? de mettre ? jour les polices d’assurance ou de sous-traiter les travaux de r?paration des rues ? une entreprise de pavage. En tant que repr?sentant officiel, l’archiviste peut souvent signer personnellement ces documents et peut m?me ?tre autoris? ? y apposer le sceau officiel de la ville.
Un registraire municipal peut parfois correspondre avec des r?sidents concernant diverses questions juridiques. Cela pourrait ?tre d? ? une violation d’une ordonnance de la ville, au non-paiement des taxes ou ? des probl?mes de zonage. Le greffier de la ville peut ?tre charg? de r?diger ces lettres, et peut les remettre en main propre aux destinataires si les demandes sont de nature extr?mement urgente.