Un processeur de documents gère les documents entrants et la saisie des données pour assurer le bon déroulement des opérations. Les institutions financières, les cabinets d’avocats, les compagnies d’assurance et les prestataires de soins de santé utilisent, entre autres, des processeurs de documents. Aucune formation spéciale n’est requise pour les postes dans ce domaine, à moins que les personnes n’aient un intérêt pour les rôles de supervision avancés. Certains employeurs peuvent exiger des diplômes universitaires ou des certifications spéciales des superviseurs afin qu’ils puissent effectuer leur travail plus efficacement, tandis que d’autres peuvent promouvoir du personnel expérimenté sans formation spéciale.
Lorsque les documents arrivent sur le site, le processeur de documents les examine pour s’assurer qu’ils sont exacts et complets. S’ils ne le sont pas, ils peuvent être renvoyés au client ou au membre du personnel d’origine. Dans une banque, par exemple, l’agent de crédit est chargé de remettre un dossier de prêt complet. Si des documents sont manquants ou inexacts, le processeur de documents peut les renvoyer à l’agent de crédit pour résoudre le problème avant de poursuivre le processus de demande de prêt.
Des documents complets peuvent être saisis dans des bases de données, soit en transférant manuellement les informations, soit en les scannant. Les processeurs de documents classent les originaux, en utilisant le système de classement de l’entreprise et en s’assurant que le fichier numérique comprend des notes sur l’emplacement physique, ou les déchiquette après avoir produit des fac-similés légalement acceptables. Une fois toutes les informations vérifiées, le processeur de documents peut les diffuser dans le système pour qu’elles soient utilisées par d’autres membres du personnel. Les gens peuvent rechercher les documents physiques à titre de référence ou consulter les enregistrements numériques pour collecter des informations à l’appui d’activités telles que l’émission de paiements d’assurance ou la confirmation du statut d’un client auprès d’un cabinet d’avocats.
Ce travail nécessite une aisance et une familiarité avec les systèmes de classement, la manipulation de documents sensibles et le travail avec des bases de données. Certains processeurs de documents ont une formation spéciale pour gérer des tâches telles que la facturation médicale et le codage, ou l’examen préliminaire des demandes de prêt hypothécaire. D’autres se concentrent sur la saisie et le stockage de données et peuvent ne pas nécessiter de compétences particulières. Les opportunités d’interaction client sont généralement limitées pour un processeur de documents, à moins qu’il ne soit chargé de contacter les clients pour leur demander de traiter des documents incomplets.
L’environnement de travail est généralement similaire à celui de la plupart des bureaux. Les processeurs de documents peuvent passer de longues heures devant l’ordinateur et doivent être capables de se pencher et de se soulever pour accéder aux dossiers. Les pauses sont généralement structurées dans la journée et le travail peut être plus autonome, car les personnes n’ont pas besoin d’une supervision directe à tout moment lors de la gestion des tâches de base associées au traitement des documents. Les personnes intéressées par les rôles de gestion peuvent avoir besoin de suivre une formation ou une certification supplémentaire, ainsi que de démontrer leurs compétences et leur volonté d’apprendre sur le lieu de travail.