Lors de la recherche de la meilleure plateforme collaborative, évaluez vos besoins et vos attentes vis-à-vis du logiciel. La plupart des plateformes collaboratives offrent des fonctionnalités de communication de base, le stockage de données, le partage de fichiers, des outils de dépannage et des installations de conférence. La vitesse, la facilité d’utilisation, les fonctionnalités supplémentaires et les coûts impliqués doivent également être pris en compte.
Les trois caractéristiques de base et les plus importantes de toute plate-forme collaborative sont le stockage centralisé des données, les outils de communication et les outils de dépannage. Le stockage centralisé des données élimine le besoin pour chaque collaborateur de stocker des données sur son ordinateur et aide les données à rester cohérentes et à jour. Le partage de fichiers en direct est une autre fonctionnalité utile et permet aux collaborateurs de partager facilement des documents ou des feuilles de calcul au sein du groupe.
Les outils de communication peuvent inclure des fonctionnalités telles que les conférences Web, les réunions de groupe ou privées, la voix sur protocole Internet (VOIP), les systèmes de messagerie électronique ou instantanée. La vidéo en streaming en direct est très efficace pour les conférences ou les réunions en ligne, et certaines plates-formes collaboratives offrent la fonctionnalité d’un tableau blanc virtuel pour les démonstrations. Vous devrez peut-être également exclure un collaborateur d’une réunion, et certaines plates-formes vous permettront de le faire.
Les outils de dépannage sont importants pour garantir que tous les collaborateurs résolvent les problèmes rapidement et facilement. Certaines plateformes disposent d’une section d’aide intégrée, accessible par n’importe quel collaborateur du groupe. Cette fonctionnalité permet de réduire l’utilisation de professionnels ou de services externes et peut économiser du temps ainsi que de l’argent.
Les plates-formes collaboratives peuvent prendre diverses formes et peuvent être des logiciels installés sur une machine locale ou une installation qui s’exécute à partir d’un serveur distant. Certaines plates-formes sont basées sur Internet et les collaborateurs peuvent accéder à la plate-forme avec un nom d’utilisateur et un mot de passe. L’installation ou le type de plate-forme que vous choisissez peut affecter la vitesse et les performances de la plate-forme. La vitesse est une considération importante car un retard ou des performances lentes peuvent créer des problèmes lors des conférences Web ou de l’utilisation de la VOIP.
Dans certains cas, il peut être nécessaire de faire créer ou mettre en place la plateforme collaborative par un professionnel. Si tel est le cas, il est judicieux de voir si le prestataire propose également une formation aux membres de l’équipe utilisant la plateforme collaborative, car cela aidera l’équipe à comprendre le fonctionnement de la plateforme et garantira une productivité optimale dès le départ. La plupart des plateformes sont assez faciles à utiliser, mais les fonctionnalités et fonctionnalités diffèrent grandement d’une plateforme à l’autre, il peut donc falloir un certain temps aux collaborateurs pour bien comprendre le système.
Une dernière considération serait de savoir si vous préférez utiliser un logiciel open source ou un logiciel propriétaire. Si votre budget est serré, les logiciels open source sont la meilleure option, car ces packages peuvent être obtenus gratuitement. La plupart de ces packages offrent les fonctions de base nécessaires, mais si vous avez besoin de fonctionnalités supplémentaires, il peut être dans votre intérêt d’opter pour un package logiciel payant.