De nombreux termes sont utilisés pour décrire les systèmes collaboratifs, notamment les communautés d’apprentissage professionnel, les équipes de gestion de la production, les réunions du conseil d’administration et même les comités. De multiples systèmes collaboratifs peuvent se former et se dissoudre dans toute entreprise ou opération au fur et à mesure que de nouveaux besoins surviennent. Certains peuvent être mis en place temporairement lors de la planification de grands projets ou de la résolution de problèmes spécifiques. D’autres systèmes collaboratifs sont en cours et orientés vers un objectif commun à long terme.
Les différents noms utilisés pour décrire les systèmes collaboratifs peuvent prêter à confusion, car deux organisations peuvent utiliser exactement le même nom pour leur système, mais fonctionner de manière assez différente. Parfois, des systèmes collaboratifs dont la fonction est essentiellement identique reçoivent des noms différents. Par exemple, un groupe peut être appelé une équipe de niveau scolaire dans une école et une équipe interdisciplinaire dans une autre. Le nom réel qu’une organisation utilise pour son système de collaboration particulier n’est pas aussi important que le travail effectué par une équipe ou un système.
Les systèmes collaboratifs peuvent être considérés comme des équipes ou des groupes d’individus qui travaillent ensemble pour accomplir une tâche spécifique. Le mot « collaboratif » peut être divisé en le préfixe co- et la racine du mot travail. Le préfixe signifie ensemble, conjoint ou égal, et le travail signifie travailler. Un système collaboratif est donc tout arrangement dans lequel les gens s’unissent dans une certaine forme d’activité ou de travail partagé. Ces systèmes sont parfois basés sur la technologie, utilisant un réseau de communication d’entreprise plutôt que des réunions physiques en temps réel pour impliquer les travailleurs et engager des discussions.
Deux collègues discutant et partageant des idées sur la façon de résoudre un problème au travail peuvent s’engager dans un système de collaboration informel. Des exemples plus élaborés de ces systèmes impliquent des équipes ou des cadres d’employés spécifiques qui se réunissent à des heures régulières. Ces systèmes collaboratifs hautement structurés adhèrent généralement à un agenda serré, et les dirigeants suivent un modèle axé sur les tâches. Qu’ils soient simples ou complexes, un fil conducteur entre tous les systèmes collaboratifs est un besoin fort d’une communication claire et d’un leadership efficace.
Dans l’éducation, les systèmes collaboratifs incluent souvent des équipes d’enseignants qui enseignent les mêmes étudiants ou matières. Ces personnes peuvent se rencontrer pour planifier l’enseignement ensemble et évaluer plus tard le travail des élèves pour déterminer le succès de l’enseignement. En affaires, une stratégie de marketing collaboratif peut présenter un scénario similaire. Plusieurs départements ou employés peuvent mettre la stratégie en place, puis se réunir après la mise en œuvre pour juger de l’efficacité de la stratégie. Dans tous les cas, les systèmes collaboratifs sont basés sur la prémisse selon laquelle concentrer de nombreux esprits sur une tâche spécifique est supérieur à des individus seuls.