La première étape pour choisir le meilleur logiciel de saisie de données consiste à déterminer les exigences spécifiques de traitement de l’information que vous avez pour le logiciel. La quantité de données avec laquelle vous travaillerez sera le meilleur indicateur pour savoir si de simples tableurs ou programmes de traitement de texte seront suffisants ou si vous aurez besoin d’un logiciel de saisie de base de données ou d’un logiciel d’imagerie. La source de vos données affectera votre décision, car les questionnaires auront des exigences différentes de celles des recherches de texte ou du catalogage de termes ou de valeurs.
Si votre utilisation prévue concerne des questionnaires limités avec des échantillons de petite taille, un simple tableur sera probablement suffisant. Un sondage de 10 questions ou moins soumis par moins de 200 personnes peut être saisi et calculé manuellement. La plupart des ordinateurs ont un tableur déjà intégré qui peut gérer des applications de saisie de données de cette taille. Sinon, il existe des programmes gratuits disponibles sur Internet qui incluent un tableur ou une application de traitement de texte. Un programme de traitement de texte pourrait être utilisé pour une transcription ou une traduction légère.
Des enquêtes ou des sources d’information plus complexes nécessiteront une capacité de base de données dans la suite logicielle de saisie de données choisie. Encore une fois, avec moins de 200 répondants, les informations peuvent être saisies manuellement et le programme de base de données peut trier les informations pour vous. Si vous devez extraire vos informations de formulaires papier, vous devez utiliser un logiciel d’imagerie qui les numérisera et les affichera afin que vous puissiez saisir les réponses dans la base de données. Si vos besoins incluent une recherche de texte, un logiciel de reconnaissance optique de caractères (OCR) peut être requis dans votre logiciel de saisie de données.
Pour les enquêtes les plus complexes ou les plus grandes tailles d’échantillons, il existe des suites logicielles de saisie de données appelées programmes statistiques qui peuvent fournir et coordonner les différentes composantes. Ces applications de saisie de données sont généralement assez coûteuses, mais comme elles remplissent de multiples fonctions et peuvent réduire la quantité de travail humain nécessaire, elles peuvent être rentables à long terme. Ils sont très compliqués et nécessiteront une connaissance des statistiques et une attention aux détails dans le développement de la technique d’enquête.
Votre choix de logiciel de saisie de données dépend beaucoup de votre degré d’implication dans le projet. Pour les cas occasionnels ou uniques, vous pouvez envisager l’externalisation. Si vous cherchez à démarrer un service ou à exécuter des tâches de traitement de l’information importantes, compliquées et continues, la programmation statistique ou de package pourrait être une meilleure option.