Les exigences pour devenir secrétaire/réceptionniste varient, en grande partie en raison du type d’entreprise où se trouve le poste. La plupart des entreprises exigent un minimum d’éducation avec peu ou pas de formation. Cependant, en raison des tâches associées à ce poste, d’autres entreprises pourraient exiger un certain niveau d’éducation. D’autres encore pourraient s’attendre à ce que vous ayez un diplôme de premier cycle et quelques années d’expérience professionnelle.
En règle générale, une secrétaire/réceptionniste est responsable des tâches de soutien administratif au sein d’une entreprise. Les tâches de secrétariat peuvent impliquer des responsabilités de soutien administratif. Vous pouvez soutenir un responsable d’un service ou fournir un soutien administratif général à l’ensemble de l’entreprise.
Plusieurs tâches sont souvent associées à l’accomplissement du rôle de réceptionniste. L’une des tâches principales consiste à répondre au téléphone et à acheminer les appels vers le service approprié. Accueillir les clients et les invités dans la salle d’attente est une autre tâche généralement associée à la fonction de réceptionniste.
D’autres tâches pourraient être nécessaires, selon les fonctions qui soutiennent les activités du bureau. Dans certaines entreprises, vous devrez peut-être préparer le courrier pour les services de livraison. En outre, vous pouvez également distribuer le courrier entrant au personnel de l’entreprise.
Pour devenir secrétaire/réceptionniste, vous aurez besoin d’un éventail de connaissances, de compétences et d’aptitudes. La plupart des entreprises s’attendent à ce que vous ayez une compréhension complète des procédures de bureau. Étant donné qu’une tâche principale dans ce poste est de répondre au téléphone, avoir des compétences verbales agréables est généralement un avantage supplémentaire. Une capacité à utiliser du matériel de bureau est également souhaitable pour la plupart des entreprises.
Quelques écoles techniques proposent des cours d’administration des affaires et de bureau pour vous aider à développer les compétences nécessaires pour devenir secrétaire/réceptionniste. Les cours typiques peuvent inclure une formation à l’utilisation d’applications de traitement de texte et de tableur. La rédaction de correspondance commerciale et l’étiquette de bureau sont des cours supplémentaires offerts dans la plupart des écoles.
De plus, certaines entreprises peuvent préférer embaucher une personne titulaire d’un diplôme de premier cycle en commerce. L’obtention d’un diplôme en affaires ou d’un diplôme connexe d’un établissement universitaire de quatre ans peut vous aider à répondre à cette exigence. Ce type de diplôme peut également vous préparer à une promotion au sein de l’entreprise.
Outre la formation formelle nécessaire pour devenir secrétaire/réceptionniste, vous aurez peut-être également besoin de temps pour apprendre les procédures opérationnelles standard d’une entreprise. En règle générale, vous recevrez une formation sur les procédures spécifiques à l’industrie qui affectent la variation de vos tâches après votre embauche. Par exemple, travailler pour un établissement médical peut impliquer de planifier des visites au cabinet des patients. Avant l’arrivée du patient, les procédures de bureau pourraient inclure la vérification de l’assurance maladie et la création d’un dossier médical.