Les exigences pour devenir secr?taire/r?ceptionniste varient, en grande partie en raison du type d’entreprise o? se trouve le poste. La plupart des entreprises exigent un minimum d’?ducation avec peu ou pas de formation. Cependant, en raison des t?ches associ?es ? ce poste, d’autres entreprises pourraient exiger un certain niveau d’?ducation. D’autres encore pourraient s’attendre ? ce que vous ayez un dipl?me de premier cycle et quelques ann?es d’exp?rience professionnelle.
En r?gle g?n?rale, une secr?taire/r?ceptionniste est responsable des t?ches de soutien administratif au sein d’une entreprise. Les t?ches de secr?tariat peuvent impliquer des responsabilit?s de soutien administratif. Vous pouvez soutenir un responsable d’un service ou fournir un soutien administratif g?n?ral ? l’ensemble de l’entreprise.
Plusieurs t?ches sont souvent associ?es ? l’accomplissement du r?le de r?ceptionniste. L’une des t?ches principales consiste ? r?pondre au t?l?phone et ? acheminer les appels vers le service appropri?. Accueillir les clients et les invit?s dans la salle d’attente est une autre t?che g?n?ralement associ?e ? la fonction de r?ceptionniste.
D’autres t?ches pourraient ?tre n?cessaires, selon les fonctions qui soutiennent les activit?s du bureau. Dans certaines entreprises, vous devrez peut-?tre pr?parer le courrier pour les services de livraison. En outre, vous pouvez ?galement distribuer le courrier entrant au personnel de l’entreprise.
Pour devenir secr?taire/r?ceptionniste, vous aurez besoin d’un ?ventail de connaissances, de comp?tences et d’aptitudes. La plupart des entreprises s’attendent ? ce que vous ayez une compr?hension compl?te des proc?dures de bureau. ?tant donn? qu’une t?che principale dans ce poste est de r?pondre au t?l?phone, avoir des comp?tences verbales agr?ables est g?n?ralement un avantage suppl?mentaire. Une capacit? ? utiliser du mat?riel de bureau est ?galement souhaitable pour la plupart des entreprises.
Quelques ?coles techniques proposent des cours d’administration des affaires et de bureau pour vous aider ? d?velopper les comp?tences n?cessaires pour devenir secr?taire/r?ceptionniste. Les cours typiques peuvent inclure une formation ? l’utilisation d’applications de traitement de texte et de tableur. La r?daction de correspondance commerciale et l’?tiquette de bureau sont des cours suppl?mentaires offerts dans la plupart des ?coles.
De plus, certaines entreprises peuvent pr?f?rer embaucher une personne titulaire d’un dipl?me de premier cycle en commerce. L’obtention d’un dipl?me en affaires ou d’un dipl?me connexe d’un ?tablissement universitaire de quatre ans peut vous aider ? r?pondre ? cette exigence. Ce type de dipl?me peut ?galement vous pr?parer ? une promotion au sein de l’entreprise.
Outre la formation formelle n?cessaire pour devenir secr?taire/r?ceptionniste, vous aurez peut-?tre ?galement besoin de temps pour apprendre les proc?dures op?rationnelles standard d’une entreprise. En r?gle g?n?rale, vous recevrez une formation sur les proc?dures sp?cifiques ? l’industrie qui affectent la variation de vos t?ches apr?s votre embauche. Par exemple, travailler pour un ?tablissement m?dical peut impliquer de planifier des visites au cabinet des patients. Avant l’arriv?e du patient, les proc?dures de bureau pourraient inclure la v?rification de l’assurance maladie et la cr?ation d’un dossier m?dical.