L’obtention d’un passeport diplomatique nécessite généralement une demande, des photos d’identité et des commandes ou une déclaration décrivant la nécessité d’une telle documentation. Dans la plupart des pays, ces documents sont délivrés aux employés du gouvernement et à leurs personnes à charge autorisées qui voyagent ou sont affectés à l’étranger pour des affaires officielles de l’État. L’organisation de parrainage ou l’agence gouvernementale demande et reçoit généralement le passeport d’un individu. Ce sont des passeports sans frais et ne peuvent être utilisés que lors d’un voyage à l’étranger dans le cadre des fonctions officielles du titulaire.
Le processus de demande de passeport diplomatique peut varier d’un pays à l’autre. Les candidats sont généralement employés par leurs gouvernements ou sont des membres de la famille immédiate ou des préposés autorisés d’un tel employé. Les passeports diplomatiques sont délivrés aux employés du gouvernement qui doivent voyager à l’étranger pour s’acquitter de leurs fonctions officielles. En conséquence, le processus de demande comprendra souvent un entretien avec le secrétaire d’État ou l’agence émettrice.
Les candidats commencent souvent le processus de demande en remplissant une demande de passeport. Des photographies d’identité ainsi qu’une preuve de citoyenneté et d’autres pièces d’identité peuvent également être demandées. Les titulaires demandent et reçoivent rarement leurs passeports en tant qu’individus. La demande est généralement soumise au nom du demandeur par l’organisme gouvernemental parrain, comme l’armée. Aux États-Unis, les demandes peuvent également être faites par l’intermédiaire du représentant du Congrès fédéral du demandeur.
La détention d’un passeport diplomatique n’accorde ni n’assure l’immunité diplomatique ni les voyages sans visa. L’immunité diplomatique ou l’absence de poursuites en vertu des lois du pays d’accueil n’est pas accordée par le pays d’origine du titulaire mais plutôt par le pays d’accueil. Ce privilège est accordé étant entendu que l’immunité sera réciproquement accordée aux diplomates du pays hôte. La Convention de Vienne sur les relations diplomatiques fournit le cadre juridique des relations diplomatiques et a été ratifiée par 187 pays en 2011. Certains pays n’ont pas encore ratifié le traité, tandis que d’autres ne reconnaissent que certaines dispositions.
Les personnes munies d’un passeport diplomatique ainsi que les personnes à leur charge autorisées doivent généralement obtenir des visas diplomatiques s’ils voyagent pour des affaires officielles du gouvernement. Ceux qui voyagent en tant que touristes, par exemple, n’ont pas besoin de visa diplomatique. Les visas diplomatiques sont généralement réservés à ceux qui représentent leurs gouvernements nationaux plutôt qu’à des entités étatiques, provinciales ou locales.
Dans la plupart des cas, les visas diplomatiques doivent être obtenus avant le voyage et nécessitent un entretien avec un agent consulaire. Les personnes à charge, les préposés ou les employés autorisés qui voyageront avec le représentant du gouvernement sont également souvent interrogés. Le personnel militaire peut également prétendre à des visas diplomatiques dans certaines circonstances, comme suivre une formation militaire.
Il existe des sociétés en ligne qui prétendent pouvoir obtenir des passeports diplomatiques et des rendez-vous diplomatiques moyennant des frais importants. Ils offrent généralement des postes et des passeports des pays africains et océaniques. Certains promettent d’obtenir des ambassadeurs ou d’autres postes comme ministre, consul ou attaché.
Ces services sont généralement frauduleux car les documents diplomatiques et les rendez-vous des agences de passeport ne nécessitent aucun frais pour les personnes qualifiées. À moins que le titulaire ne soit un employé officiel du gouvernement qui a besoin de documents pour voyager dans l’exercice de ses fonctions, les personnes n’ont pas besoin et ne devraient pas recevoir de passeports diplomatiques ou de visas. Voyager avec des lettres de créance diplomatiques obtenues frauduleusement peut encourir de lourdes sanctions juridiques.