Un fax est le mot d’argot abrégé pour « télécopieur ». C’est un document transmis par un télécopieur à travers les lignes téléphoniques. En raison de la nature compressive des données du format de fax, la page de garde du fax doit être textuelle, rédigée de manière claire et succincte, et inclure les informations les plus importantes sur le fax. Vous pouvez utiliser un programme de traitement de texte sur un ordinateur pour créer une page de garde de télécopie personnalisée ou profiter des nombreux modèles disponibles sur Internet.
Un fax est scanné par votre télécopieur et transmis au télécopieur de votre correspondant. Par exemple, vous pouvez envoyer un fax à une grande entreprise, où plusieurs employés partagent probablement le même télécopieur au bureau. La page de garde du fax est donc extrêmement importante pour préciser qui doit recevoir le fax et résumer le contenu du fax. Cela garantit que le fax est distribué à la partie appropriée à l’extrémité de réception.
N’importe qui peut griffonner une note manuscrite sur une feuille de papier et l’envoyer comme page de garde de télécopie. Une page de garde de télécopie d’aspect professionnel, cependant, utilise une machine à écrire ou le traitement de texte de l’ordinateur pour taper une page de garde propre et organisée. Les informations doivent être courtes et précises avec peu ou pas d’images ou de graphiques superflus qui retardent le temps de transmission. Le haut de la lettre d’accompagnement sous « De » indique généralement les informations de l’expéditeur, telles que le nom, l’adresse, l’adresse e-mail, le numéro de téléphone et le numéro de télécopieur. Ces données ressemblent beaucoup à l’adresse de retour sur une enveloppe, empilée avec le nom de l’expéditeur sur la première ligne, l’adresse sur les deuxième et troisième lignes, et ainsi de suite.
Sous les informations « De » se trouvent les données affichant les informations du destinataire du fax, généralement répertoriées comme « À » ou comme « Destinataire ». Tout comme les informations « De », les informations « Destinataire » doivent inclure le nom complet, l’adresse, l’adresse e-mail, les numéros de téléphone et de télécopieur du destinataire ainsi que toute autre information de contact pertinente. Il est important d’inclure le nom complet du destinataire et, si possible, d’autres informations d’identification, telles que le service ou l’extension du bureau. Cela évite toute confusion du côté des destinataires si l’entreprise a, par exemple, trois John Brown travaillant dans le même bureau. L’inclusion du service administratif et d’autres informations d’identification aide le bureau à déterminer plus précisément le destinataire et à garantir que votre télécopie est reçue par la bonne personne sans délai.
Enfin, la lettre d’accompagnement du fax doit contenir un très bref résumé des détails pertinents inclus dans le corps du fax. Si le fax contient des informations sur une commande électronique de pièces de rechange pour une tondeuse à gazon, la lettre d’accompagnement du fax doit l’indiquer de manière concise dans le but du fax et les informations générales. La plupart des pages de garde et des modèles de fax laissent un espace pour ces informations, sous « Détails » ou « Message ». Les informations contenues dans cette section se limitent généralement à une ou deux phrases et doivent être aussi succinctes que possible.
Une fois la page de garde du fax saisie, imprimez-la sur l’imprimante de l’ordinateur. Les feuilles de fax sont ensuite corrélées avec la page de garde du fax en haut. Lorsqu’il est temps d’envoyer un fax, envoyez d’abord la lettre d’accompagnement du fax et les feuilles de fax détaillées dans l’ordre suivant la page d’accompagnement.