Un administrateur de garantie travaille pour un site de vente au détail ou de distribution et communique avec les fabricants au sujet des pièces défectueuses ou des réparations d’un produit spécifique, tels que des composants ou modules électroniques. Ce travailleur rédige les demandes de garantie, récupère et expédie les pièces défectueuses et travaille avec le service de comptabilité pour s’assurer que toutes les réclamations pièces et main-d’œuvre sont payées intégralement. En fait, ce poste administratif peut superviser un certain nombre d’autres travailleurs de la garantie si l’entreprise est relativement importante, comme un concessionnaire automobile.
Les nouvelles pièces défectueuses sont normalement renvoyées au fabricant pour un crédit monétaire, surtout si le travail du travailleur est impliqué pour remplacer et ajuster la pièce. Chaque fabricant inspecte les pièces retournées et distribue un crédit à l’établissement qui réclame le travail ; les pièces sont généralement créditées au prix coûtant et les heures de main-d’œuvre sont payées en fonction des spécifications du fabricant. Les administrateurs de garantie doivent s’assurer que chaque réclamation est payée pour que les niveaux de stock soient correctement comptés et que le processus de réparation soit rentable et équitable.
Initialement, l’administrateur de la garantie doit préparer un formulaire standardisé pour soumettre la réclamation ; le formulaire requiert normalement le numéro de pièce et la description, ainsi que toutes les informations concernant la panne et le remplacement. L’administrateur doit vérifier que les heures de main-d’œuvre réclamées sont correctes pour le remplacement de pièce spécifique. De nombreux fabricants ne tiendront pas compte d’une réclamation si les heures de travail réclamées sont trop excessives pour le travail de réparation en question.
Les pièces défectueuses doivent être retournées au fabricant par l’administrateur de la garantie. En règle générale, les pièces doivent être jointes au formulaire de réclamation pour un traitement rapide ; les pièces perdues ou les réclamations peuvent nécessiter des recherches à la fois par le fabricant et l’administrateur, ce qui coûte du temps et de l’argent. L’administrateur de la garantie doit expédier les pièces et faire la réclamation par l’intermédiaire d’une société de transport traçable afin qu’une preuve de livraison soit possible.
Le financement de la garantie peut prendre plusieurs semaines avant que le service comptable ne voie le crédit monétaire du fabricant. L’administrateur de la garantie doit disposer d’une feuille de calcul ou d’un autre processus de documentation pour confirmer les réclamations ouvertes. Grâce à la documentation, les travailleurs peuvent s’entretenir avec la comptabilité si des réclamations sont détenues ou ont été perdues ; tout problème peut être résolu en temps opportun pour assurer un processus de paiement rapide.
Les grandes installations de réparation, en particulier dans l’industrie automobile, ont généralement un administrateur supervisant un certain nombre d’autres travailleurs. Le groupe dans son ensemble répartira les tâches de garantie entre chaque employé pour assurer un paiement rapide. L’administrateur principal peut simplement superviser les travailleurs et répondre à tout problème inhabituel pouvant survenir.