Les entreprises doivent maintenir un niveau de profit sain, et l’établissement de protocoles budgétaires stricts liés aux dépenses fait partie de ce processus. Dans le service des achats, l’analyste des achats détient cette responsabilité. Il ou elle servira de liaison entre son organisation, le service financier de l’organisation et les fournisseurs ou fournisseurs potentiels de l’entreprise. Responsable de l’établissement et du respect des directives d’approvisionnement, un analyste des achats contribue à la stratégie financière globale de l’organisation. L’évaluation des fournisseurs potentiels et établis fait partie de ce processus ainsi que la négociation des accords et des prix pour l’achat de marchandises, de services ou de fournitures.
Un analyste des achats remplira souvent des demandes d’informations (RFI), qui, dans un outil d’évaluation, sont utilisées pour collecter des données permettant d’évaluer avec précision les forces et les capacités des fournisseurs potentiels, ainsi que d’exposer les faiblesses susceptibles d’avoir un impact sur la stratégie financière organisationnelle de l’analyste. De plus, il ou elle peut également préparer des demandes de propositions (RFP), demandant aux fournisseurs de soumettre des offres pour des services, des marchandises ou des fournitures afin de soutenir les objectifs de l’organisation. Lors de la collecte des données dans les RFI et les RFP, il ou elle analysera les informations disponibles pour prendre des décisions concernant les fournisseurs et se contentera généralement de sélectionner un ou plusieurs fournisseurs pour le contrat.
La négociation est la phase suivante du processus au cours de laquelle l’analyste des achats négociera avec les fournisseurs choisis les termes de l’accord. Ce processus est généralement axé sur la documentation des attentes claires requises des deux parties ainsi que sur l’établissement des structures de prix finales. De plus, l’analyste des achats est souvent responsable de la rédaction et du renouvellement de tous les contrats entre son organisation et ses fournisseurs. Les contrats finaux devront spécifier toutes les directives et stipulations énoncées dans l’accord, y compris, mais sans s’y limiter, les biens et services achetés, la durée du contrat, les délais prévus pour la livraison des biens ou des services, les attentes en termes de qualité et de quantités, et clairement modalités de paiement.
L’établissement d’une relation de travail avec le fournisseur est d’une importance cruciale, et une fois établi, l’analyste des achats utilisera ses capacités d’analyse de données pour comparer les conditions et les performances du fournisseur avec les données du marché. L’analyse des tendances actuelles du marché et la prévision des performances futures des biens et services sur le marché libre fourniront des données pertinentes utilisées pour recommander des stratégies d’achat alignées sur les objectifs financiers de l’organisation. Par conséquent, un analyste des achats passera beaucoup de temps à traduire les données brutes en informations pouvant être utilisées pour prendre des décisions.