Un analyste des comptes clients est chargé de surveiller la capacité d’une entreprise à recouvrer ses factures impayées. L’analyste peut participer aux activités de recouvrement, y compris l’enquête sur les erreurs de facturation potentielles. Des recherches supplémentaires sont généralement effectuées sur les raisons pour lesquelles les paiements sont manquants, courts ou en souffrance. Dans le cadre du processus des comptes débiteurs, un analyste peut recommander des modifications à la limite de crédit d’un client et aider à rapprocher l’historique des paiements d’un compte.
Habituellement, l’analyste des comptes clients gère un groupe de comptes de paiement pour une entreprise. Lorsque les vendeurs achètent des fournitures ou des services à crédit, ils peuvent avoir diverses modalités de paiement qui leur permettent de bénéficier d’un pourcentage de remise sur le total ou de prendre le temps de payer le solde en plusieurs fois. Une partie du travail de l’analyste consiste à s’assurer que les conditions de crédit sont respectées et que les divergences et les malentendus liés aux conditions de crédit sont résolus rapidement.
S’assurer qu’une entreprise recouvre ses soldes impayés est une responsabilité professionnelle majeure pour un analyste des comptes débiteurs. Une partie de cette tâche consiste à examiner l’activité du compte et à contacter les clients pour savoir pourquoi les paiements peuvent être en retard. Dans certains cas, des tactiques de recouvrement peuvent devoir être utilisées pour encourager les clients à régler les soldes en souffrance. L’un des moyens d’y parvenir est parfois de restreindre l’accès au crédit.
En plus de résoudre les erreurs d’enregistrement, un analyste des comptes clients doit surveiller périodiquement le compte et l’activité de paiement de chaque client. Si un client est constamment en défaut, l’analyste peut avoir besoin de modifier les conditions de crédit en réduisant les limites et en augmentant les frais de retard ou les frais financiers. Les privilèges de crédit de certains clients peuvent devoir être temporairement résiliés pendant que les litiges de paiement et les soldes impayés sont résolus.
L’exécution de rapports et la tenue de dossiers sont d’autres tâches importantes dont un analyste des comptes clients sera généralement responsable. Au fur et à mesure que le contact est établi avec les clients concernant les paiements en souffrance, l’analyste devra généralement documenter quand le client a été contacté et quel type d’échange a eu lieu. Par exemple, un locataire dont le compte est en souffrance peut recevoir une lettre d’avertissement avec des frais de retard, suivi d’un avis de payer le solde impayé ou de céder la propriété du bailleur. Il est également important que tous les échanges verbaux, tels que les promesses d’envoi de paiement, soient documentés.
Une partie du processus de documentation implique le rapprochement des enregistrements de compte. Le rapprochement des comptes consiste à comptabiliser les paiements sur les factures impayées et à s’assurer que les soldes sont compensés. Le processus de rapprochement peut également impliquer la vérification mensuelle de tous les frais et crédits sur le compte d’un client.