Un archiviste est un professionnel de l’information semblable aux conservateurs et aux bibliothécaires. Les archivistes identifient, collectent, organisent, enregistrent, décrivent, préservent et exposent des documents ayant une valeur historique. Fondamentalement, le principal devoir d’un archiviste est de présenter des tranches d’histoire authentiques et pertinentes de manière cohérente.
Les archivistes connaissent bien la période et/ou le sujet de la collection qu’ils archivent. Ils recherchent et recherchent des éléments pour s’assurer que l’identification de tous les documents d’archives est claire. Un archiviste sélectionne les éléments qui correspondent à la collection d’une organisation. Les archivistes doivent conserver des registres détaillés des personnes, des lieux et des dates impliqués dans les éléments choisis à archiver. Ces éléments peuvent être des notes manuscrites, des photographies, des films ou de nombreux autres documents possibles.
Les descriptions des objets qu’ils collectionnent peuvent être placées sur les sites Web de l’entreprise ou d’autres lieux publics, ou elles peuvent être utilisées dans les musées. Un archiviste rédige généralement la plupart de ces descriptions. Il ou elle doit soigneusement enregistrer et documenter tous les détails de chaque élément archivé dans une collection. La préservation est une autre responsabilité des archivistes. Ils connaissent les méthodes de stockage des papiers plats et des matériaux tridimensionnels.
Un archiviste doit afficher les éléments collectés de manière logique et informative. Certains archivistes affirment qu’une collection d’éléments d’archives doit toujours raconter une histoire cohérente sur son sujet et la période spécifique. Les archivistes sont tenus de faire preuve d’un soin professionnel dans leur travail et d’exercer une éthique ainsi qu’une sélection éclairée dans le choix des biens de qualité archivistique. Les archivistes cherchent toujours à archiver des objets utiles et s’efforcent de choisir avec soin les documents historiques.
Il existe deux principaux types de collections archivées : circulantes et non circulantes. Les collections non circulantes peuvent être archivées au sein d’une certaine entreprise ou organisation. Les collections historiques en circulation sont exposées au public, mais sont généralement soigneusement conservées afin qu’elles ne puissent pas être touchées directement. Les archivistes ne passent pas tout leur temps de travail à archiver des documents, mais sont également généralement tenus d’assister régulièrement à des réunions et à des événements de l’industrie. Un archiviste gère souvent un personnel pour l’aider à enregistrer et à préserver les documents historiques.
Les fonctions d’archiviste peuvent être comparées à celles des bibliothécaires en ce sens que les deux types de professionnels de l’information peuvent collecter, conserver et afficher des documents pour un accès public ou privé organisé. Les tâches des archivistes et des conservateurs sont également similaires dans la mesure où ils ont tous deux tendance à travailler avec de nombreuses formes, tailles et catégories de matériaux différentes. Cependant, les archivistes décrivent les documents bien différemment des bibliothécaires ; ils travaillent aussi généralement avec des formats audiovisuels avec lesquels les conservateurs ne le font généralement pas.