Un assistant back office effectue des tâches nécessaires à l’administration d’une entreprise, généralement sous la supervision d’un responsable back office ou, dans les petits bureaux, directement sous le ou les professionnels qui offrent des services. Le travail de cet assistant dépend en grande partie du type d’entreprise pour laquelle il travaille. Dans de nombreux back-offices, un assistant peut être chargé d’effectuer des tâches d’administration de bureau et de comptabilité de base ou même avancées. Dans les cabinets médicaux ou dentaires, les assistants peuvent effectuer des travaux de laboratoire de base, préparer des échantillons pour les tests ou coder des dossiers médicaux pour la facturation de l’assurance.
Dans de nombreuses entreprises, certains travailleurs peuvent être chargés de travailler avec des clients et des clients ainsi qu’avec le grand public. On dit souvent que ce personnel travaille au front office. Les membres du personnel qui se concentrent sur la prestation de services de soutien et d’administration qui permettent à l’entreprise de fonctionner mais qui ont peu de relations avec les clients et les clients sont considérés comme du personnel de back-office. Le nombre d’employés ainsi que la variété et la complexité de leurs tâches sont différents dans chaque back office. S’il y a plus d’un employé dans un bureau particulier, généralement au moins une personne agit en tant que gestionnaire supervisant le travail des autres. Si le back office se compose de plusieurs départements différents, chacun travaillant sous un responsable différent, un assistant back office peut effectuer une gamme relativement étroite de tâches au sein de ce département.
Dans les situations où un back-office exécute des fonctions administratives, informatiques et comptables, chaque assistant de back-office peut se concentrer sur l’assistance au département dans l’exécution de ces tâches nécessaires. Par exemple, il ou elle peut être responsable de la tenue de feuilles de calcul sur tout ou partie des finances de l’entreprise. L’assistant relèverait alors de son responsable, qui peut être un comptable, un contrôleur ou un chef comptable. Ceux qui effectuent d’autres types de tâches de bureau plus générales peuvent rendre compte à un directeur de bureau.
Les qualifications pour être un assistant de back-office varient en fonction des tâches effectuées ainsi que de la nature du bureau. Dans de nombreux cas, un assistant de back-office qui travaille dans l’administration de bureau devra avoir au moins un diplôme d’études secondaires et une expérience de travail avec divers types de logiciels de bureau standard. Ceux qui effectuent des tâches plus spécialisées, telles que la tenue de livres, peuvent avoir besoin d’une certification ou d’une formation en gestion de feuilles de calcul. Les employés de cabinet médical doivent généralement avoir des compétences et une formation encore plus spécialisées dans des domaines tels que le travail de laboratoire ou la facturation médicale.