Le travail principal de tout agent administratif est de gérer les tâches administratives et personnelles nécessaires pour s’assurer que les affaires quotidiennes se déroulent sans heurts. Ces types de professionnels sont généralement de haut rang et ont généralement des responsabilités de leadership en plus de leur travail de bureau. La plupart des entreprises et des entités gouvernementales emploient ce type de personnes pour s’assurer que les opérations internes et les fonctions commerciales se déroulent comme elles le devraient. Dans presque tous les contextes, le travail implique quatre fonctions principales : la communication, la coordination, les tâches administratives quotidiennes et la planification à long terme.
Rôle dans les sociétés
Bon nombre des agents administratifs les plus connus travaillent dans des entreprises. Dans les grandes entreprises, il y a souvent une division entière dédiée aux affaires administratives, et l’officier en est le chef. Les petites organisations embauchent généralement ce type de professionnel pour travailler aux côtés d’autres dirigeants de manière beaucoup plus pratique. Dans les deux cas, l’emploi est centré sur la gestion. L’agent administratif est chargé de superviser les processus et le personnel pour s’assurer que l’entreprise est en mesure d’atteindre certains objectifs définis. Cela peut impliquer tout, de l’attribution de projets à la rédaction de rapports et à l’analyse des chiffres de sortie. Une grande partie du travail est «interne», ce qui signifie qu’il est basé sur des rapports et des classements papier.
Positions gouvernementales
La plupart des gouvernements ont également besoin d’agents administratifs, bien que le monde de ces professionnels ait tendance à être quelque peu différent. Plutôt que d’aider une entreprise à atteindre ses propres objectifs, le travail de cette personne est d’aider à transmettre au public comment se portent les dirigeants élus ou nommés. Il ou elle peut également travailler directement avec ces dirigeants pour s’assurer qu’ils restent sur la bonne voie. Le travail est toujours très centré sur le papier et implique beaucoup de rédaction de rapports et de calculs. La principale différence réside dans le public visé et l’objectif global.
Communication
Les agents administratifs dans les entreprises et les bureaux du gouvernement doivent généralement se concentrer beaucoup sur la communication. Ces professionnels sont généralement liés à la fois à la haute direction et au personnel de première ligne et, dans une certaine mesure, sont chargés de faire passer les messages entre ces deux groupes. Toutes les communications doivent généralement être claires, concises et avoir un ton professionnel. La capacité de déterminer les informations à partager et la meilleure méthode de communication est généralement très importante.
Coordonner les activités de l’équipe
La plupart des agents administratifs concentreront également une grande partie de leur attention sur le rapprochement de différents groupes de personnes, soit pour produire des rapports spécifiques, soit pour obtenir certaines informations sur la façon dont les choses se passent. Les types d’activités et d’équipes qui doivent être coordonnés dépendent du secteur, de la fonction commerciale et des pratiques commerciales globales. Par exemple, dans une entreprise de services, les agents peuvent avoir besoin de coordonner les emplacements des techniciens, les chantiers et les livraisons de produits. Dans un cabinet médical, le travail peut consister à rationaliser le flux d’informations entre les patients, les représentants commerciaux, les consultants et les professionnels de la santé qui constituent le cœur de la pratique.
Tâches administratives quotidiennes
Presque toutes les organisations ont également de nombreuses tâches plus petites qui peuvent sembler banales mais doivent être accomplies pour que les affaires fonctionnent comme d’habitude. Une grande partie de cela est liée à la paperasse, et la plupart relèvent de la description de poste principale de l’agent administratif. Cela comprend le paiement des factures, l’émission des factures aux clients, le traitement des paiements reçus et la création de la paie pour le personnel. Les versements au gouvernement et à d’autres organismes doivent également être envoyés avec les pièces justificatives appropriées.
Dans les petites entreprises ou agences, le responsable administratif est souvent lui-même en charge de ces tâches. Les cadres supérieurs n’effectuent pas souvent ce genre de tâches personnellement, préférant plutôt les déléguer à du personnel plus junior, mais ils restent généralement responsables de s’assurer qu’elles sont effectuées correctement et à temps. Lorsqu’une entreprise a un problème de facturation ou prend du retard sur des paiements importants, l’agent administratif est souvent l’un des premiers blâmés.
Rôle de planification
Le travail de l’agent administratif le place généralement au centre de toutes les activités commerciales, ce qui donne une perspective intéressante sur la façon dont beaucoup de choses différentes fonctionnent et fonctionnent. Les entreprises et les gouvernements peuvent chercher des moyens de tirer parti de ce type d’approche tout voir lorsqu’il s’agit de la planification à l’échelle de l’organisation. Cela peut être aussi simple que de fixer des objectifs raisonnables pour un trimestre à venir ou d’aider à élaborer une stratégie pour une campagne. Un agent administratif peut être chargé de trouver un espace plus grand pour l’organisation, de planifier le déménagement et de concevoir l’espace de travail, par exemple, ou peut être chargé de déterminer ce dont les citoyens ont besoin lorsqu’il s’agit de quelque chose de spécifique comme un allégement fiscal, puis de rechercher différentes solutions et correctifs possibles.
Obtenir l’emploi
Il n’y a pas de liste unique de ce qu’il faut pour devenir agent administratif, en partie à cause du nombre d’opportunités différentes. Les exigences en matière de leadership dans une grande entreprise sont vraiment différentes de celles d’un petit bureau à but non lucratif ou d’une administration locale. La plupart des candidats ont complété un programme de formation postsecondaire en administration ou en gestion des affaires, ce qui démontre leur bon sens en matière d’opérations internes et de coordination de personnel. Au-delà de l’éducation de base, cependant, beaucoup de choses sont laissées à l’entreprise individuelle.
De nombreux employeurs sont plus intéressés par une expérience de travail connexe que par des diplômes universitaires. L’expérience de la résolution de problèmes, de la gestion des conflits et de l’utilisation de systèmes informatiques est très importante. La capacité à gérer la pression, à travailler sous des contraintes de temps et à gérer des priorités contradictoires peut également être très utile. Dans la plupart des cas, un examen attentif d’une description de poste particulière est le meilleur moyen pour les candidats de déterminer ce qu’une opportunité spécifique va réellement nécessiter.
Éviter toute confusion avec les administrateurs Office
Le titre du poste agent administratif peut parfois être facile à confondre avec les postes administrateur de bureau et assistant administratif de bureau aux consonances similaires, bien que les deux soient généralement assez différents. Un administrateur de bureau ou un assistant de bureau est essentiellement une secrétaire ou un membre du personnel de soutien qui joue un rôle très subalterne dans le classement, la réponse au téléphone et d’autres tâches administratives de bas niveau. Les officiers sont plus souvent des cadres qui ont beaucoup de formation et d’expertise et fonctionnent plus comme des leaders que comme des supporters. Les deux types d’emplois impliquent la gestion de différentes tâches sur papier, mais à des niveaux très différents.