Un assistant de bureau / réceptionniste est généralement responsable des tâches de front office dans une entreprise ou une organisation. La réceptionniste contrôle généralement l’accès au bureau en saluant les invités, en informant les employés des visiteurs et en travaillant avec les livreurs et les entrepreneurs. En outre, l’assistant de bureau peut être responsable d’un certain nombre de tâches d’administration de bureau telles que la gestion des feuilles de calcul, la correspondance et la commande de fournitures de bureau. Selon la taille de l’organisation et le nombre d’employés qu’elle compte, l’assistant de bureau/réceptionniste peut également agir à titre d’assistant personnel ou administratif pour un ou plusieurs dirigeants ou gestionnaires d’une entreprise.
Alors que de nombreux bureaux s’appuient désormais sur des systèmes de messagerie vocale pour répondre aux téléphones et acheminer les appelants vers le travailleur concerné, beaucoup emploient encore un assistant de bureau/réceptionniste pour gérer le système téléphonique et parler aux appelants qui ont des difficultés à l’utiliser. Les réceptionnistes effectuent également la tâche de superviser la zone de réception, également connue sous le nom de zone d’attente ou de salle, dans laquelle les visiteurs entrent habituellement. Un assistant de bureau/réceptionniste traditionnel se chargera généralement de s’assurer qu’un visiteur est annoncé aux personnes qu’il visite ou, si le visiteur est un livreur, le réceptionniste signera généralement pour les colis et informera les destinataires de leur arrivée. Un assistant de bureau/réceptionniste peut également être chargé d’informer les clients « sans rendez-vous » sur les services d’une entreprise et peut également planifier des rendez-vous entre les clients et les employés.
Les entreprises avec un personnel de soutien de bureau relativement petit peuvent avoir besoin d’un assistant de bureau/réceptionniste pour assumer d’autres rôles au sein de l’entreprise. Dans une très petite organisation ou avec un budget très frugal, la réceptionniste peut également servir de chef de bureau. Il ou elle peut être chargé de s’assurer que le bureau fonctionne bien en réapprovisionnant les fournitures et en surveillant les performances des machines de bureau, telles que les copieurs, les télécopieurs et même les ordinateurs. L’assistant de bureau / réceptionniste avec ces responsabilités contactera et travaillera généralement avec des professionnels de la réparation ainsi qu’avec d’autres entrepreneurs qui pourraient avoir besoin d’effectuer des travaux sur l’espace de bureau ou le bâtiment. D’autres responsabilités courantes incluent la planification d’événements, la planification des voyages et, dans certains cas, la gestion des communications générales du bureau, telles que les notifications de vacances, d’événements spéciaux et de considérations de sécurité.
Les qualifications pour devenir assistant de bureau varient en fonction des compétences nécessaires pour occuper un poste au sein d’une entreprise particulière. Dans de nombreux cas, les employés de bureau peuvent acquérir leurs compétences sur le tas ou suivre un programme de formation professionnelle qui leur fournit une compréhension de base des procédures d’administration de bureau. D’autres options incluent la prise de cours de formation continue et pour adultes dans divers progiciels, la rédaction commerciale, la communication et le protocole.