Un commis aux dossiers est charg? d’organiser, de classer et de r?cup?rer avec pr?cision les informations concernant les dossiers et les comptes d’une entreprise. Il ou elle s’assure que les dossiers sont tenus ? jour et que tous les changements ou ajouts n?cessaires sont apport?s en temps opportun. De nombreux bureaux modernes conservent exclusivement des dossiers ?lectroniques, ce qui n?cessite qu’un commis aux dossiers ma?trise les logiciels de traitement de texte, les tableurs et les m?thodes de saisie de donn?es. La plupart des emplois de commis aux archives se trouvent dans les cabinets m?dicaux et les h?pitaux, les agences gouvernementales et les entreprises de tous types.
La gestion pr?cise des dossiers d’une organisation est essentielle au succ?s de l’organisation. Un commis aux archives int?gre les donn?es, les documents physiques et les re?us dans un syst?me de classement coh?rent. Il peut ?tre amen? ? transcrire des documents dans des formulaires ?lectroniques et ? cr?er des fichiers de stockage appropri?s, afin que les informations puissent ?tre consult?es rapidement et modifi?es si n?cessaire. Souvent, les commis aux archives assument plusieurs autres types de t?ches administratives, telles que r?pondre au t?l?phone, aider les patients ou les clients et distribuer le courrier.
Les commis aux archives travaillent dans un certain nombre de contextes de travail diff?rents, y compris les h?pitaux, les bureaux d’?tat et de comt? et les grandes entreprises. Les commis aux dossiers m?dicaux sont essentiels pour garder une trace des donn?es des patients, y compris les dossiers m?dicaux et les informations de facturation. Avec l’exp?rience, ils deviennent des sp?cialistes de la facturation m?dicale et du codage, qui travaillent en ?troite collaboration avec les m?decins pour coder les diagnostics et percevoir les paiements des compagnies d’assurance.
Les professionnels des bureaux du gouvernement gardent une trace des archives publiques et des documents judiciaires. Les greffiers des ?tats et des comt?s peuvent ?tre charg?s de classer et de r?cup?rer les certificats de naissance, les certificats de d?c?s, les licences de mariage et les avis de divorce, entre autres documents juridiques importants. Ceux qui travaillent pour des entreprises priv?es g?rent souvent des comptes clients, gardent une trace des factures et des re?us et mettent ? jour les dossiers des employ?s.
Pour devenir commis aux archives dans n’importe quel cadre de travail, une personne doit g?n?ralement obtenir au moins un dipl?me d’?tudes secondaires ou GED. De nombreux employeurs, en particulier ceux des bureaux du gouvernement, pr?f?rent embaucher des commis ayant une certaine exp?rience coll?giale en gestion d’entreprise ou en comptabilit?. Les nouveaux commis re?oivent g?n?ralement une formation informelle en cours d’emploi de la part de commis ?tablis ou d’autres membres du personnel de bureau qui comprennent les exigences du poste. Les gens choisissent souvent de travailler comme commis aux archives afin d’acqu?rir une exp?rience de bureau et de se pr?parer ? des postes plus avanc?s au sein d’une organisation.
Certains bureaux conservent des dossiers physiques sous la forme de documents papier et de re?us, bien que de nombreuses organisations r?alisent les avantages de conserver des dossiers sur des ordinateurs. Des commis aux archives qualifi?s sont recherch?s pour transf?rer soigneusement les informations dans de nouveaux syst?mes ?lectroniques. Les nouveaux travailleurs doivent d?montrer de solides connaissances en informatique et la capacit? de porter une grande attention aux d?tails.