Un commis aux dossiers est chargé d’organiser, de classer et de récupérer avec précision les informations concernant les dossiers et les comptes d’une entreprise. Il ou elle s’assure que les dossiers sont tenus à jour et que tous les changements ou ajouts nécessaires sont apportés en temps opportun. De nombreux bureaux modernes conservent exclusivement des dossiers électroniques, ce qui nécessite qu’un commis aux dossiers maîtrise les logiciels de traitement de texte, les tableurs et les méthodes de saisie de données. La plupart des emplois de commis aux archives se trouvent dans les cabinets médicaux et les hôpitaux, les agences gouvernementales et les entreprises de tous types.
La gestion précise des dossiers d’une organisation est essentielle au succès de l’organisation. Un commis aux archives intègre les données, les documents physiques et les reçus dans un système de classement cohérent. Il peut être amené à transcrire des documents dans des formulaires électroniques et à créer des fichiers de stockage appropriés, afin que les informations puissent être consultées rapidement et modifiées si nécessaire. Souvent, les commis aux archives assument plusieurs autres types de tâches administratives, telles que répondre au téléphone, aider les patients ou les clients et distribuer le courrier.
Les commis aux archives travaillent dans un certain nombre de contextes de travail différents, y compris les hôpitaux, les bureaux d’État et de comté et les grandes entreprises. Les commis aux dossiers médicaux sont essentiels pour garder une trace des données des patients, y compris les dossiers médicaux et les informations de facturation. Avec l’expérience, ils deviennent des spécialistes de la facturation médicale et du codage, qui travaillent en étroite collaboration avec les médecins pour coder les diagnostics et percevoir les paiements des compagnies d’assurance.
Les professionnels des bureaux du gouvernement gardent une trace des archives publiques et des documents judiciaires. Les greffiers des États et des comtés peuvent être chargés de classer et de récupérer les certificats de naissance, les certificats de décès, les licences de mariage et les avis de divorce, entre autres documents juridiques importants. Ceux qui travaillent pour des entreprises privées gèrent souvent des comptes clients, gardent une trace des factures et des reçus et mettent à jour les dossiers des employés.
Pour devenir commis aux archives dans n’importe quel cadre de travail, une personne doit généralement obtenir au moins un diplôme d’études secondaires ou GED. De nombreux employeurs, en particulier ceux des bureaux du gouvernement, préfèrent embaucher des commis ayant une certaine expérience collégiale en gestion d’entreprise ou en comptabilité. Les nouveaux commis reçoivent généralement une formation informelle en cours d’emploi de la part de commis établis ou d’autres membres du personnel de bureau qui comprennent les exigences du poste. Les gens choisissent souvent de travailler comme commis aux archives afin d’acquérir une expérience de bureau et de se préparer à des postes plus avancés au sein d’une organisation.
Certains bureaux conservent des dossiers physiques sous la forme de documents papier et de reçus, bien que de nombreuses organisations réalisent les avantages de conserver des dossiers sur des ordinateurs. Des commis aux archives qualifiés sont recherchés pour transférer soigneusement les informations dans de nouveaux systèmes électroniques. Les nouveaux travailleurs doivent démontrer de solides connaissances en informatique et la capacité de porter une grande attention aux détails.