Un commis aux archives publiques conserve les dossiers et les dossiers du gouvernement ou des organismes publics. Elle peut ?tre en charge des documents pour une petite communaut? locale ou pour une plus grande r?gion ou voisinage. Dans certains postes, le greffier peut ?galement ?tre charg? d’enregistrer de nouvelles informations qui font partie de la base de donn?es du bureau.
Les responsabilit?s de ce travail varient en fonction de l’emplacement g?ographique du bureau des documents publics. Les archives publiques sont d?finies et organis?es diff?remment dans chaque pays et juridiction. Certaines organisations publiques enregistrent et archivent uniquement les informations personnelles, telles que les certificats de naissance et de d?c?s, les licences de mariage et d’union civile et les jugements de divorce. D’autres se concentrent sur la collecte d’informations sur les ventes ou le transfert de terres et de biens immobiliers, les districts de zonage, l’utilisation des terres publiques et la d?mographie g?n?rale. Dans certains cas, une seule agence peut g?rer tous les documents publics.
Pendant de nombreuses ann?es, un commis aux archives publiques ?tait g?n?ralement tenu de rassembler et de conserver des copies papier de tous les dossiers et documents. Dans les ann?es 1980, de nombreux dossiers ont ?t? transf?r?s sur microfiche pour en faciliter le stockage et l’acc?s. Environ une d?cennie plus tard, le stockage sur disque dur informatique a remplac? la microfiche en tant que syst?me pr?f?r? pour stocker et prot?ger les dossiers publics. Sur la base de ces avanc?es, le travail d’un commis aux archives publiques a ?volu?. On s’attend maintenant ? ce qu’elle ait des comp?tences en informatique pour enregistrer, acc?der et diffuser des informations. Dans certains cas, les fichiers sur microfiche et papier sont encore en train d’?tre transf?r?s vers une base de donn?es informatique. Cela fait aussi normalement partie de son travail.
?tant donn? que de nombreux documents publics sont disponibles en ligne, un commis aux documents publics est fr?quemment requis pour aider les gens ? y acc?der. Cela l’oblige souvent ? fournir une assistance par t?l?phone ou par e-mail. Dans certains cas, on s’attend ? ce qu’elle per?oive des frais pour les copies de documents demand?es en ligne ou par courrier.
Bien que le terme documents publics implique que les informations qu’ils contiennent sont facilement accessibles au grand public, ce n’est g?n?ralement pas le cas. Les r?gles r?gissant les documents accessibles au grand public varient selon les r?gions. On s’attend g?n?ralement ? ce qu’un commis aux archives publiques sache quels documents sont disponibles pour un examen public et lesquels ne peuvent ?tre consult?s que par ceux qui ont des citations ? compara?tre ou des jugements autorisant leur divulgation.
Un poste de commis aux archives publiques n?cessite normalement un dipl?me d’?tudes secondaires ou l’?quivalent. Des connaissances ou une exp?rience en informatique sont souvent pr?f?r?es. De bonnes comp?tences en relations publiques sont g?n?ralement requises, ainsi qu’une solide exp?rience en gestion de fichiers et de dossiers. Une exp?rience de travail en relations clients ou en soutien administratif est exig?e par certains employeurs.