Dans la plupart des juridictions, tout ce qui se passe dans une affaire judiciaire est enregistré sur ce qu’on appelle la feuille de dossier. En règle générale, chaque tribunal a une personne qui est chargée d’inscrire les informations sur la feuille de rôle pour chaque affaire. Le greffier, comme on l’appelle, aura généralement diverses tâches de bureau au sein du greffe dont le principe est de conserver les feuilles de rôle au sein de chaque dossier ainsi que sur le système informatique du tribunal le cas échéant.
Les employés qui travaillent dans un greffe peuvent varier quelque peu selon la juridiction; cependant, il y a quelques employés clés dans la plupart des greffes. La plupart des tribunaux ont un huissier, dont le travail consiste à maintenir l’ordre dans le tribunal, un sténographe judiciaire qui enregistre les procédures et un greffier qui tient les dossiers du tribunal. Selon la taille du tribunal, le greffier peut également effectuer d’autres tâches de secrétariat, ou peut se concentrer uniquement sur la tenue des dossiers.
Lorsqu’une affaire judiciaire est ouverte, un dossier physique doit être créé pour garder une trace de tous les dépôts dans l’affaire. Dans de nombreux tribunaux, un fichier électronique est également créé sur le système informatique du tribunal. L’un des premiers documents placés dans le dossier sera une feuille de dossier. La feuille de dossier est simplement un morceau de papier qui permet de conserver une trace de tout ce qui se passe dans l’affaire et de la date à laquelle cela s’est produit.
Lorsqu’un acte de procédure est déposé dans une affaire judiciaire, la partie initiatrice doit généralement soumettre l’acte de procédure au greffier. Le commis au dossier tamponnera ensuite le document avec la date et l’heure à laquelle il a été déposé. Le document original peut alors être versé directement au dossier ou transmis au juge pour examen, selon la nature du mémoire déposé. Une entrée du dossier peut également devoir être faite sur le système d’enregistrement informatisé du tribunal.
En plus de garder une trace des documents déposés dans une affaire, une feuille de dossier peut également inclure un résumé des procédures judiciaires. Par exemple, si une audience initiale ou une audience préalable au procès a lieu, la feuille de rôle indiquera un résumé de base de ce qui s’est passé lors de l’audience. Le greffier est chargé de consigner un résumé de la procédure chaque fois que l’affaire est devant le tribunal. Lorsque l’affaire se termine, le greffier au rôle sera chargé de clore correctement le dossier.