Dans la plupart des juridictions, tout ce qui se passe dans une affaire judiciaire est enregistr? sur ce qu’on appelle la feuille de dossier. En r?gle g?n?rale, chaque tribunal a une personne qui est charg?e d’inscrire les informations sur la feuille de r?le pour chaque affaire. Le greffier, comme on l’appelle, aura g?n?ralement diverses t?ches de bureau au sein du greffe dont le principe est de conserver les feuilles de r?le au sein de chaque dossier ainsi que sur le syst?me informatique du tribunal le cas ?ch?ant.
Les employ?s qui travaillent dans un greffe peuvent varier quelque peu selon la juridiction; cependant, il y a quelques employ?s cl?s dans la plupart des greffes. La plupart des tribunaux ont un huissier, dont le travail consiste ? maintenir l’ordre dans le tribunal, un st?nographe judiciaire qui enregistre les proc?dures et un greffier qui tient les dossiers du tribunal. Selon la taille du tribunal, le greffier peut ?galement effectuer d’autres t?ches de secr?tariat, ou peut se concentrer uniquement sur la tenue des dossiers.
Lorsqu’une affaire judiciaire est ouverte, un dossier physique doit ?tre cr?? pour garder une trace de tous les d?p?ts dans l’affaire. Dans de nombreux tribunaux, un fichier ?lectronique est ?galement cr?? sur le syst?me informatique du tribunal. L’un des premiers documents plac?s dans le dossier sera une feuille de dossier. La feuille de dossier est simplement un morceau de papier qui permet de conserver une trace de tout ce qui se passe dans l’affaire et de la date ? laquelle cela s’est produit.
Lorsqu’un acte de proc?dure est d?pos? dans une affaire judiciaire, la partie initiatrice doit g?n?ralement soumettre l’acte de proc?dure au greffier. Le commis au dossier tamponnera ensuite le document avec la date et l’heure ? laquelle il a ?t? d?pos?. Le document original peut alors ?tre vers? directement au dossier ou transmis au juge pour examen, selon la nature du m?moire d?pos?. Une entr?e du dossier peut ?galement devoir ?tre faite sur le syst?me d’enregistrement informatis? du tribunal.
En plus de garder une trace des documents d?pos?s dans une affaire, une feuille de dossier peut ?galement inclure un r?sum? des proc?dures judiciaires. Par exemple, si une audience initiale ou une audience pr?alable au proc?s a lieu, la feuille de r?le indiquera un r?sum? de base de ce qui s’est pass? lors de l’audience. Le greffier est charg? de consigner un r?sum? de la proc?dure chaque fois que l’affaire est devant le tribunal. Lorsque l’affaire se termine, le greffier au r?le sera charg? de clore correctement le dossier.