Un greffier de comté est un fonctionnaire élu ou nommé qui s’acquitte d’un large éventail de tâches, de la supervision de toutes les élections à la fonction de greffier en chef du système des tribunaux de comté. Il ou elle tient les registres de naissance, de mariage et de décès et est responsable des publications juridiques. Le greffier du comté sert également la commission du comté en tant que secrétaire, établissant l’ordre du jour, enregistrant les procès-verbaux et les votes, et s’occupant des tâches administratives des commissaires.
En tant que directeur général des élections, un greffier tient les listes d’inscription des électeurs et enregistre les nouveaux électeurs. Il ou elle perçoit les frais et les rapports de divulgation financière déposés par les candidats en lice pour une charge publique. Le greffier est responsable de la nomination, du recrutement et de la formation des travailleurs électoraux et de la supervision des bulletins de vote, du matériel de vote et des bureaux de vote. Lorsque les citoyens soumettent des pétitions pour révoquer un agent public ou une initiative pour le scrutin, le greffier traite les documents conformément à la loi de l’État et fédérale.
Dans certains comtés, en particulier les petits comtés ou les comtés ruraux, le greffier est également l’enregistreur du comté. Ce poste traite des centaines ou des milliers de documents chaque jour, selon la taille du comté. Chaque document est régulièrement copié et conservé sur microfilm pour une conservation permanente. Un greffier/enregistreur de comté met les dossiers de propriété à la disposition du public sur demande.
Tous les transferts de terres, saisies et actes de fiducie enregistrés sont généralement traités par le greffier/enregistreur. Il ou elle a des contacts fréquents avec les sociétés de propriété et les banques après la vente d’un bien ou lorsqu’un privilège est déposé contre celui-ci. Tous les frais d’enregistrement sont perçus par le greffier/enregistreur de comté et remis au bureau du contrôleur. Dans la plupart des comtés, le greffier prépare un rapport annuel de toutes les activités du bureau.
Lorsque le greffier du comté est également le greffier en chef, les fonctions peuvent être plus variées. Cette personne peut déposer des dossiers devant les tribunaux et être présente lors des procédures judiciaires. Il ou elle peut signer des mandats, des jugements ou des ordonnances judiciaires, et tient des registres des divorces. Le greffier supervise les autres employés travaillant dans le palais de justice du comté et est chargé de les embaucher et de les licencier.
Certains greffiers de comté sont chargés de tenir des registres à des fins fiscales. Ils maintiennent les rôles d’imposition et surveillent les évaluations spéciales, en plus d’envoyer par la poste les documents d’impôt et d’évaluation aux propriétaires fonciers. L’une des tâches associées à ce poste consiste à percevoir les paiements d’impôt foncier auprès des citoyens et à enregistrer ces paiements.
Les fonctions d’un greffier de comté varient selon les régions, mais peuvent également inclure le traitement des demandes de passeport et de propriété familiale. Certains greffiers tiennent un inventaire des actifs du comté et préparent des rapports sur la dette du comté. En outre, il ou elle pourrait être responsable de la tenue des registres de toutes les réclamations et poursuites intentées contre le comté.