Un commis à la bureautique s’assure que tous les systèmes automatisés essentiels aux opérations quotidiennes du bureau sont en ordre de marche. Il est généralement tenu d’avoir une connaissance de ces systèmes en ce qui concerne leur fonctionnement, leur entretien et leur réparation. En cas de panne de l’équipement ou de la machine, l’opinion du commis quant à savoir si sa réparation ou son remplacement est plus logique et plus rentable est souvent plus appréciée que celle des autres employés de bureau.
En plus de surveiller les machines et l’équipement, un commis de bureautique peut également être appelé à les faire fonctionner. Il se voit souvent confier des tâches en utilisant des ordinateurs, des imprimantes et des scanners. On peut s’attendre à ce qu’il soit habile à faire fonctionner des machines à affranchir, des télécopieurs, des copieurs et des systèmes de télécommunication. De préférence, sa connaissance de ces systèmes est suffisamment étendue pour qu’il puisse instruire les autres sur le bon fonctionnement.
Dans certains environnements commerciaux, le commis à la bureautique doit faire fonctionner et entretenir d’autres équipements, tels que des dispositifs de surveillance de la sécurité et des barrières de sécurité. Son travail peut impliquer la vérification et la vérification des informations d’identification des fournisseurs, des entrepreneurs et des visiteurs. Dans des atmosphères exceptionnellement sûres, il peut être amené à effectuer des scans corporels avec un détecteur de métaux portatif.
Étant donné que l’entretien et l’exploitation de l’équipement de bureau peuvent ne pas être un travail à temps plein dans certains environnements, le commis effectue généralement une variété de tâches de soutien administratif. Ses connaissances générales et la polyvalence de ses compétences font généralement de lui un atout précieux pour l’entreprise. Il flotte régulièrement parmi les départements pour aider sur des projets lorsque le temps le permet.
Ces responsabilités supplémentaires comprennent généralement la maintenance et la mise à jour des manuels et publications techniques. Il peut également être amené à participer au classement et à l’archivage de documents. À l’occasion, il peut être appelé à participer aux tâches de service à la clientèle et d’accueil, telles que répondre aux appels entrants et accueillir les visiteurs. S’il est considéré comme compétent en communication écrite, il peut être invité à réviser la correspondance pour la grammaire, la ponctuation et le contenu.
La salle du courrier utilise souvent l’aide d’un commis de bureautique. On peut généralement faire confiance à sa discrétion et à son jugement pour déterminer la confidentialité du courrier entrant et sortant. Il peut être tenu de s’assurer que le courrier est correctement adressé et que l’affranchissement approprié est apposé. Si des coursiers externes sont utilisés, le commis est souvent appelé à organiser les services et à assurer le suivi des ramassages et des livraisons.
Le poste de commis à la bureautique ne nécessite aucune éducation formelle, bien qu’un diplôme d’études secondaires ou l’équivalent soit généralement une condition préalable à l’examen. Une expérience des opérations de bureau est très appréciée, de même qu’une bonne aptitude à l’exploitation et à la réparation de machines de bureau. Les travailleurs occupant ce poste peuvent rechercher une promotion au poste de spécialiste en bureautique, un poste qui paie généralement un salaire plus élevé et peut offrir plus de responsabilités, de défis et d’opportunités d’avancement sur le lieu de travail.