Un coordinateur de documents est un professionnel des affaires qui aide au catalogage et au classement appropriés de divers types de documents liés aux affaires. Ces documents peuvent inclure des factures, de la correspondance client, des notes internes et des documents exclusifs, et même des reçus liés aux comptes débiteurs ou créditeurs. En plus d’organiser les documents pour le stockage et la récupération facile, un coordinateur de documents peut également travailler en étroite collaboration avec d’autres dans l’entreprise pour aider à l’assemblage de nouveaux documents, tels que des propositions en cours de préparation pour examen par des clients potentiels.
Les responsabilités générales exigent une connaissance et une compréhension approfondies des systèmes de classement utilisés sur le lieu de travail. Cela inclut à la fois les méthodologies utilisées pour organiser et archiver des copies papier des documents clés, mais aussi comment organiser les documents électroniques dans une sorte de référentiel virtuel, comme dans des fichiers protégés hébergés sur un serveur. À cette fin, le coordinateur doit avoir la capacité d’organiser logiquement les données afin que tous les documents puissent être récupérés quand et selon les besoins.
D’autres tâches associées au travail d’un coordonnateur de documents peuvent impliquer le codage et les références croisées des documents ainsi que leur classement dans des séquences et des dispositions logiques spécifiques. Dans certains cas, le coordinateur sera également chargé de gérer les requêtes sur les données trouvées dans les documents et de pouvoir récupérer le bon document ou l’ensemble de documents sur demande. Le maintien d’un inventaire principal des documents contenus dans cet inventaire et de l’endroit où ils peuvent être trouvés est également une tâche généralement attribuée à un coordinateur de documents.
Étant donné qu’un coordinateur de documents peut entrer en contact avec des documents électroniques et papier contenant des informations exclusives ou confidentielles, l’habilitation de sécurité pour ce type de travail est souvent assez élevée. Cela dépasse un peu la fonction de coordonnateur du domaine d’un commis au dossier, qui peut être chargé de déposer des documents qui ne sont pas considérés comme confidentiels. Il n’est pas rare que des personnes telles que des administrateurs exécutifs fonctionnent comme des coordonnateurs, créant et mettant à jour des systèmes de classement, en particulier pour les cadres avec lesquels ils travaillent en étroite collaboration.
La formation pour travailler en tant que coordonnateur de documents varie en fonction de l’étendue des responsabilités que l’employeur choisit d’associer au poste. Dans certains cas, des compétences bureautiques de base, telles qu’une connaissance pratique de l’utilisation des ordinateurs, de la manière de classer des documents à l’aide d’un système de classement standard et de la capacité d’assimiler et de suivre efficacement une stratégie de classement existante, sont suffisantes. Une aptitude à l’organisation et à la pensée logique est également très utile dans la poursuite de ce type de travail.