Un coordinateur de documents est un professionnel des affaires qui aide au catalogage et au classement appropri?s de divers types de documents li?s aux affaires. Ces documents peuvent inclure des factures, de la correspondance client, des notes internes et des documents exclusifs, et m?me des re?us li?s aux comptes d?biteurs ou cr?diteurs. En plus d’organiser les documents pour le stockage et la r?cup?ration facile, un coordinateur de documents peut ?galement travailler en ?troite collaboration avec d’autres dans l’entreprise pour aider ? l’assemblage de nouveaux documents, tels que des propositions en cours de pr?paration pour examen par des clients potentiels.
Les responsabilit?s g?n?rales exigent une connaissance et une compr?hension approfondies des syst?mes de classement utilis?s sur le lieu de travail. Cela inclut ? la fois les m?thodologies utilis?es pour organiser et archiver des copies papier des documents cl?s, mais aussi comment organiser les documents ?lectroniques dans une sorte de r?f?rentiel virtuel, comme dans des fichiers prot?g?s h?berg?s sur un serveur. ? cette fin, le coordinateur doit avoir la capacit? d’organiser logiquement les donn?es afin que tous les documents puissent ?tre r?cup?r?s quand et selon les besoins.
D’autres t?ches associ?es au travail d’un coordonnateur de documents peuvent impliquer le codage et les r?f?rences crois?es des documents ainsi que leur classement dans des s?quences et des dispositions logiques sp?cifiques. Dans certains cas, le coordinateur sera ?galement charg? de g?rer les requ?tes sur les donn?es trouv?es dans les documents et de pouvoir r?cup?rer le bon document ou l’ensemble de documents sur demande. Le maintien d’un inventaire principal des documents contenus dans cet inventaire et de l’endroit o? ils peuvent ?tre trouv?s est ?galement une t?che g?n?ralement attribu?e ? un coordinateur de documents.
?tant donn? qu’un coordinateur de documents peut entrer en contact avec des documents ?lectroniques et papier contenant des informations exclusives ou confidentielles, l’habilitation de s?curit? pour ce type de travail est souvent assez ?lev?e. Cela d?passe un peu la fonction de coordonnateur du domaine d’un commis au dossier, qui peut ?tre charg? de d?poser des documents qui ne sont pas consid?r?s comme confidentiels. Il n’est pas rare que des personnes telles que des administrateurs ex?cutifs fonctionnent comme des coordonnateurs, cr?ant et mettant ? jour des syst?mes de classement, en particulier pour les cadres avec lesquels ils travaillent en ?troite collaboration.
La formation pour travailler en tant que coordonnateur de documents varie en fonction de l’?tendue des responsabilit?s que l’employeur choisit d’associer au poste. Dans certains cas, des comp?tences bureautiques de base, telles qu’une connaissance pratique de l’utilisation des ordinateurs, de la mani?re de classer des documents ? l’aide d’un syst?me de classement standard et de la capacit? d’assimiler et de suivre efficacement une strat?gie de classement existante, sont suffisantes. Une aptitude ? l’organisation et ? la pens?e logique est ?galement tr?s utile dans la poursuite de ce type de travail.